Asianajotoimisto Heikki Sillanpää Oy
Asianajotoimisto Heikki Sillanpää Oy
Heikki Sillanpää, asianajaja
Käytössä: CSI LakiMies ja M-Files 2014-
Hyödyt: monipuolinen toiminnallisuus, sujuva laskutus, Romeo-yhteensopivuus, dokumenttien hallinta, pilvipalvelun toimintavarmuus, asiakastuki
Asianajaja Heikki Sillanpää on käyttänyt CSI:n ohjelmistoja jo parikymmentä vuotta. CSI LakiMies on pitänyt järjestyksessä Asianajotoimisto Heikki Sillanpää Oy:n toimeksiannot vuodesta 2007 lähtien, ja nykyisin toimisto käyttää sitä pilvipalveluna. Ratkaisua on vielä myöhemmin täydennetty pilvipalveluna hankitulla M-Files-dokumentinhallinnalla.
CSI LakiMies on vastannut hyvin toimiston tarpeisiin. Siitä löytyvät monipuolisesti mm. toimeksiantojen tiedot, asianosaisten tiedot ja asiakasvarakirjanpito. Aktiviteetit tukevat oman työn järjestämistä, ja tehdyt kirjaukset siirtyvät sujuvasti laskutukseen. Myös korvaushakemusten lähettäminen Romeoon onnistuu.
Pilvipalveluun siirtyminen pari vuotta sitten sujui ongelmitta, paransi CSI LakiMiehen käytettävyyttä ja helpotti ympäristön hallintaa. Vaikka tiedot ovatkin epämääräisesti ”pilvessä”, toimistolle riittää tieto siitä, että ne sijaitsevat tietoturvallisessa ympäristössä ja niistä otetaan säännölliset varmistukset.
Vuoden 2016 alusta lähtien toimiston dokumentteja on hallittu M-Filesissa, joka on aktiivikäytössä koko työpäivän ajan. M-Filesiin tallennetaan kaikki toimeksiantoihin liittyvät dokumentit, mm. haastehakemukset, lausumat, kirjeet ja oikeusapupäätökset. Myös toimeksiantoa koskevat sähköpostiviestit ja/tai niiden liitetiedostot voidaan tallentaa M-Filesiin helposti suoraan Outlookista.
Heikki Sillanpää kokee, että M-Filesin hyödyt ovat kiistattomat jopa kahden hengen toimistossa. Keskitetyssä järjestelmässä dokumentit pysyvät tallessa ja kummankin käyttäjän saatavilla. M-Filesista nähdään, milloin dokumentti on käsittelyssä toisella käyttäjällä ja millaisia versioita siitä on tallennettu. Tämä on avuksi etenkin sopimusneuvotteluissa, joiden aikana syntyy tyypillisesti useampia luonnoksia.
Toimiston sihteerin työnkuvaan kuuluu myös luonnosten valmistelua ja muita asianajajaa avustavia tehtäviä. M-Filesissa asianajajan on helppo seurata luonnoksen edistymistä, kunnes se on valmis hyväksyttäväksi ja allekirjoitettavaksi. Tarvittaessa kumpikin pystyy joustavasti työstämään samaa asiakirjaa.
M-Filesin etuihin kuuluu myös fyysisen arkistotilan säästyminen. Toimiston tavoitteena onkin vähentää jatkossa papereiden arkistointia siten, että jutun päättyessä kaikki dokumentit olisivat M-Filesissa sähköisessä muodossa.
Pilvipalvelu on koettu sekä CSI LakiMiehen että M-Filesin suhteen toimivaksi valinnaksi. Kummankin ohjelmiston toimintavarmuus on huomattavasti keskimääräistä IT-ratkaisua parempi. Lisäksi ongelmatilanteisiin löytyy apua CSI:n asiakastuesta. ”Asiointi CSI-tuen kanssa on asiallista, järkevää ja nopeaa. Asiaan perehdytään, ja se hoituu viimeistään etäyhteyden välityksellä. Kynnys ottaa yhteyttä on alhainen, kun tietää saavansa järjellistä apua”, Heikki Sillanpää tiivistää.
Asianajotoimisto Heikki Sillanpää Oy on vuonna 2007 perustettu kahden hengen toimisto, joka toimii Turussa ja Forssassa ja tarjoaa palveluitaan sekä yksityishenkilöille että yrityksille. Toimiston palveluihin kuuluvat mm. riita- ja rikosasiat, perintöoikeus ja oikeudenkäynnit. Lisäksi toimisto hoitaa eläinten suojeluun ja pitoon liittyviä toimeksiantoja ympäri Suomea.
