Toimeksiantoprosessi
Tavoitteena toimeksiantotiimin työn tehostaminen? CSI-ohjelmisto mahdollistaa toimeksiantoprosessin optimaalisen hallinnan toimeksiannon vastaanotosta sen päättämiseen asti.
Toimeksiannon avaus
CSI LakiMiehessä ja CSI Professionalissa toimeksiantoprosessi käynnistyy suoraan uuden toimeksiannon avaamisella. CSI Lawyer -ohjelmistossa toimeksianto avataan avauspyyntöä hyödyntäen.
Avauspyyntöprosessin aikana juristi täydentää tulevan toimeksiannon tiedot järjestelmään. Mukautuva avauspyyntöprosessi mahdollistaa eri tahojen osallistumisen siihen niin, että toimeksiannon ja asiakkaan tietojen oikeellisuus sekä esteellisyystilanne saadaan asianmukaisesti tarkastettua ja lainmukaiset rahanpesutarkastukset alkuun. Laadukkaasti hoidettu avausprosessi säästää tiimin yllätyksiltä toimeksiannon myöhemmissä vaiheissa.
Kaikkien CSI-ohjelmistojen avulla tarkastat helposti toimeksiannon esteellisyyden, hallinnoit toimeksiantoa tunnistamisprosessin aikana ja määrität ohjelmistoon asiakkaan kanssa sopimasi hinnoittelun. Avauspyynnöstä luot helposti varsinaisen toimeksiannon, johon siirtyvät myös avauspyyntöön kirjatut toimenpiteet.
Esteellisyyden tarkastaminen
Ohjelmisto tarjoaa esteellisyyden tarkastamiseen useamman vaihtoehdon. Niistä nopein on esteellisyyshaku, joka näyttää, onko asiakas ollut aiemmissa toimeksiannoissa myötäpuolena, vastapuolena tai muussa roolissa.
Perusteellisempi esteellisyystarkastus tallentuu ohjelmistoon, ja päämiehen ohella siihen voidaan lisätä myös muita toimeksiannon osapuolia. Mikäli halutaan vielä varmistaa, ettei henkilöstölläkään ole tiedossa esteitä toimeksiannon vastaanottamiselle, esteellisyyden tarkastamista voidaan täydentää sähköpostitse lähetettävällä esteellisyyskyselyllä.
CSI Lawyer ja CSI Professional -ohjelmistoissa käyttöön voidaan ottaa myös musta lista. Siihen voidaan lisätä asiakkaat, joille esim. jääviyssyistä ei tulisi avata uusia toimeksiantoja.
Asiakkaan tuntemisvelvoitteen täyttäminen
Rahanpesulainsäädäntö edellyttää asiakkaan tuntemista ja sen vahvistamista toimeksiantokohtaisesti. Ohjelmisto mahdollistaa vaaditun tunnistustason ja tunnistamisvälin määrittämisen kullekin asiakkaalle sekä ilmoittaa tunnistamistarpeesta aina uuden toimeksiannon avaamisen yhteydessä.
Varsinainen tunnistaminen tapahtuu CSI-ohjelmiston ulkopuolella, mutta ohjelmisto tukee sen edistymisen seurantaa sekä toimeksiannon hoitamista tunnistuksen ollessa kesken. Ohjelmisto on integroitavissa DOKS-, Clento-, ja Due AML -palveluihin.
Toimeksiannon hinnoittelu
Ohjelmisto tarjoaa monipuoliset hinnoittelutoiminnot. Voit määrittää tuntihintoja useilla eri tasoilla, ja yksittäisen toimenpiteen hinta määräytyy ohjelmiston tuntihintahierarkian mukaisesti. Käyttäjän tai toimenpidetyypin perushinta voidaan esimerkiksi kumota asiakas- tai toimeksiantokohtaisesti.
CSI Lawyer- ja CSI Professional -ohjelmistoissa saat lisää hinnoitteluvaihtoehtoja ottamalla käyttöön hintahierarkiaa muuttavan käyttäjä- tai roolikohtaisen hinnoittelumallin. Asiakasryhmäkohtaista hinnoittelua helpottamaan voit myös luoda erilaisia roolihinnastoja ja kiinnittää ne asiakkaisiin.
Kaikissa CSI-ohjelmistoissa voit myös käyttää yksikkö- ja kiinteähintaisia toimenpiteitä sekä määrittää toimeksiannolle hintakaton tai kiinteän kokonaishinnan.
Jatkuvan palvelun tuottamista helpottaa CSI Lawyer- ja CSI Professional -ohjelmistojen tarjoama sopimushinnoittelu. Se luo toimeksiantoon laskutettavan toimenpiteen asiakkaan kanssa sovitulla palveluhinnalla esimerkiksi kuukausittain. Palveluun sisältyvät työt voidaan kirjata ohjelmistoon toteuman mukaisesti ja liittää sopimushintaan nollahintaisina.
Käyttöoikeuksien hallinta
Voit määrittää toimeksiantoihin vaikuttavia käyttöoikeuksia monin eri tavoin hyödyntämällä käyttäjätyyppejä, käyttäjäryhmiä, työntekijärooleja sekä niitä koskevia parametreja. Voit määrittää toimeksiannon vastuurooleihin tai tiimin jäseniksi henkilöitä, joilla kuuluu olla oikeudet toimeksiantoon. Voi myös määrittää toimeksiannon sisäpiiritoimeksiannoksi tai rajata Käyttöoikeus-painikkeella sen näkyvyyden vain tietyille käyttäjäryhmille.
Mikäli CSI-ohjelmisto on liitetty dokumentinhallintajärjestelmään, toimeksiantoihin määritetyt käyttöoikeudet periytyvät myös toimeksiantoa koskeviin dokumentteihin.
Toimeksiannon päättäminen
Kun toimeksianto on saatu valmiiksi, se tulee vielä päättää, jotta se poistuu aktiivisten toimeksiantojen listoilta. Toimeksiannon päätösprosessista on kuitenkin merkittävämpiäkin hyötyjä: hyvin päätetyn toimeksiannon tietoja on mahdollista hyödyntää myöhemmin esimerkiksi uusien toimeksiantojen työmäärien arvioinnissa tai markkinoinnissa.
Päätösprosessin aluksi vastuujuristin tehtävä onkin varmistaa, että toimeksiannon tiedot vastaavat toimeksiannon toteutusta. Tämän jälkeen juristi voi CSI Lawyerin tilavalintoja hyödyntäen merkitä toimeksiannon ”Valmis päätettäväksi” -tilaan, jolloin sen päättäminen voidaan siirtää tukitoiminnoille.
Päättämisen yhteydessä toimeksianto voidaan myös arkistoida, jolloin ohjelmistoon tallennetaan tieto siitä, missä toimeksiantoon liittyviä dokumentteja säilytetään joko fyysisessä tai digitaalisessa muodossa.