Hyödyt

Ohjelmisto helpottaa jokaisen käyttäjäryhmän päivittäistä työtä luoden edellytyksiä prosessien ja liiketoiminnan kehittämiselle.

Osakas

Osakkaalle CSI-ohjelmiston hyödyt liittyvät liiketoiminnan johtamiseen, toimeksiantoprosessin tehostamiseen ja sen lopputuloksen parantamiseen. Ohjelmisto tukee toimeksiannon optimaalista hoitamista koko sen elinkaaren ajan keräten samalla tietoa, joka auttaa liiketoiminnan johtamisessa ja kehittämisessä.

Yhtenäiset käytännöt

Ohjelmiston käyttöönottovaihe ratkaisee, mitkä ovat ohjelmiston hyödyt yritykselle. Yhteisten käytäntöjen sopiminen ja prosessien suoraviivaistaminen helpottaa toimeksiantojen hoitamista ja antaa asiakkaalle laadukkaan kuvan yrityksen toiminnasta.

Ohjelmiston asetusten avulla luodaan raamit muun muassa sille, mitä toimintoja otetaan käyttöön, mikä on eri käyttäjäryhmien rooli toimeksiannoissa ja miltä toimenpidekirjaukset tulevat näyttämään.

Tehokkaampi toimeksiantoprosessi

Ohjelmisto mahdollistaa aiempien manuaalisten työtehtävien (esim. paperisen laskuaineiston tarkistuskierrosten) digitalisoinnin sekä eri käyttäjäryhmien rutiinien automatisoinnin, jolloin tuottavalle asiakastyölle jää enemmän aikaa.

Ohjelmiston perusajatuksena on tarjota läpinäkyvyyttä toimeksiantoon osallistuvalle tiimille. Koska kaikki toimeksiantoon liittyvä tieto on keskitetty yhteen paikkaan, tiimin jäsenet pysyvät perillä toimeksiannon vaatimista tehtävistä, aikatauluista sekä toimeksiannon tilasta. Kun toimeksiannon alta löytyvät myös toimeksiantoon liittyvien dokumenttien tuoreet versiot ja sähköpostiviestit, päätöksiä ei tarvitse tehdä puutteellisin tiedoin.

Tietoa johtamisen ja kehittämisen tueksi

Ohjelmiston raportointityökalut tuottavat ajantasaista tietoa sekä operatiiviseen käyttöön että toiminnan kehittämiseen. Dashboard-kaaviot paljastavat reagointia vaativat poikkeamat ja trendit. Joustavat pivot-raportit mahdollistavat tietojen perusteellisemman analysoinnin. Yrityksen kokonaistilanteen ohella osakkaat voivat seurata heille erikseen vastuutettujen liiketoiminta-alueiden tavoitteiden saavuttamista tai työkuorman jakautumista.

Pidemmän aikavälin suunnitteluun ohjelmisto tarjoaa tietoa esimerkiksi eri palveluiden kysynnästä, niiden kannattavuudesta, resurssien saatavuudesta ja henkilöstön osaamisalueista. Päätöksiä voidaan siten tehdä faktoihin perustuen ja kehittää prosesseja ja CSI-ohjelmiston käyttötapaa.

Juristi

Juristien käytössä on yleensä vain pieni osa CSI-ohjelmiston toiminnoista. He näkevät helposti ohjelmistosta omat työtehtävänsä, kirjaavat niistä laskutettavat toimenpiteet, tarkastavat laskulle menevän aineiston sekä seuraavat oman laskutuksensa kertymää. Myös asiakkaan ja toimeksiannon tilanteesta on helppo pysyä perillä; ohjelmisto tarjoaa niihin 360 asteen näkymät.

Monipuoliset kirjaustyökalut

Juristi voi kirjata tekemänsä työt monin eri tavoin; myös hyödyntäen ajastimia, kopioiden tai käyttäen tehtyjä kirjauksia uusien pohjana. Kirjaamista nopeuttavat käyttäjän tekemät oletus- ja suosikkimääritykset.

Paitsi ohjelmistossa, toimenpiteitä voi kirjata myös mobiililaittein tai työpöydälle asentuvalla pikakirjaussovelluksella tai tuoda ne erillisestä ajanseurantasovelluksesta. Ilves MyActivities Prohon tai TIQ Timeen tallennetut tunnit siirtyvät integraation kautta CSI-ohjelmistoon laskutettaviksi tunneiksi.

Laskuaineiston tarkastus

Laskutusvaiheessa juristi voi tarkastaa kirjaamansa toimenpiteet digitaalisesti, työskentelipä hän toimistolla tai etänä. Tarkastusta odottavat laskut löytyvät omasta kansiostaan, jossa juristin on helppo tehdä tarvittavat muutokset ja kuitata ne omalta osaltaan hyväksytyiksi.

Yksinkertaisissa toimeksiannoissa juristi voi jopa lähettää laskut asiakkailleen vain muutaman napin painalluksella.

Helppo raportointi

Jos toimeksiannon tilan tai oman kirjaus- tai laskutustilanteen selvittäminen vaati aiemmin assistentin apua, CSI-ohjelmistosta juristit saa suoraan toimeksiantoa koskevat raportit ja näkee kirjaus- ja laskutustilanteensa budjettivertailun yhdellä silmäyksellä dashboard-kaavioista.

Myös asiakkaisiin ja heidän toimeksiantoihinsa ohjelmisto tarjoaa aina 360 asteen näkymän, kattaen myös suoritusten tilanteen sekä toimeksiantoihin liittyvät dokumentit ja sähköpostiviestit.

Assistentti

Assistenttien työhön CSI-ohjelmiston hyödyt ovat merkittävät. Työpäivää häiritseviä keskeytyksiä tulee vähemmän, laskuaineiston käsittely on entistä sujuvampaa ja laskujen lähettäminen tehokkaampaa.

Vähemmän keskeytyksiä

Assistenttien työpäivä saattaa olla rikkonainen muulta henkilöstöltä tulevien akuuttien selvittely- ja raportointipyyntöjen vuoksi.

CSI-ohjelmiston käyttöönotto hyödyttää assistentteja, koska kyselyiden määrä vähenee juristien ja osakkaiden pystyessä hoitamaan monia asioita itsenäisesti ja saadessa valtaosan kaipaamistaan raporteista suoraan ohjelmistosta.

Helpompi laskun tarkastus

Kuukausittain työllistävä laskutusprosessi on aiempaa kevyempi, koska laskut voidaan luoda massana ja toimeksiannoille tallennetut laskutusmääritykset kopioituvat automaattisesti laskuille. Myös itse laskutusaineisto vaatii vähemmän korjausta ja viimeistelyä, koska asetuksissa tehdyt määrittelyt ja ohjelmiston oikolukutoiminto varmistavat kirjausten laadun.

Kun assistentti on valmistellut laskuaineiston juristin tai osakkaan hyväksyttäväksi, sen tarkastaminen onnistuu ilman paperitulosteita. CSI Lawyer ja CSI Professional -ohjelmistot kierrättävät varsinaista laskua edeltävän koelaskun digitaalisesti tarkastettavana kaikilla tarvittavilla tahoilla.

Laskut verkkolaskuna tai sähköpostitse

Myös laskun lähetysvaihe on vaivaton – laskuttaja voi siirtää laskut CSI-ohjelmistosta suoraan Maventan verkkolaskupalveluun. Maventa lähettää ne verkkolaskuna asiakkaille, joilla on toimiva verkkolaskuosoite ja toimittaa muut laskut perille joko sähköpostin liitteenä tai perinteisesti kirjepostina.

Verkkolaskutus onnistuu myös muiden operaattoreiden kautta. Laskuaineisto voidaan muodostaa manuaalisesti ja lähettää se operaattorille eteenpäin toimitettavaksi.

Talousjohto

Talousjohdolle hyödyt ohjelmistosta näkyvät tehokkaamman toiminnan myötä parantuneena kannattavuutena. Rutiinien eliminoinnin tuloksena talousyksikön työn mielekkyys paranee ja tiimillä pystyy seuraamaan liiketoiminnan tilaa monipuolisen raportoinnin avulla.

Tehokkaampi, kannattavampi toiminta

CSI-ohjelmisto automatisoi monet aiemmin manuaalisesti hoidetut työtehtävät. Muun muassa toimeksiantojen hinnoittelu, laskuaineiston valmistelu, laskujen lähettäminen, maksusuoritusten kirjaaminen ja kohdistaminen sekä raportointi hoituvat aiempaa tehokkaammin, mikä parantaa tuottavuutta.

Mielekkäämpi työnkuva

Rutiinitöiden automatisointi helpottaa etenkin talousyksikön toimintaa. Koska osakkaat voivat seurata tärkeimpien mittareiden kehittymistä suoraan ohjelmistosta, taloushallinnon perinteinen raportointirooli korvautuu lisäarvoa tuottavilla tehtävillä. Myös kirjanpitointegraatio vähentää merkittävästi manuaalisen työn määrää.

Kattavat raportointitiedot

Prosessin sujuvuuden varmistaminen lukuja seuraamalla on yksi talousjohdon tärkeistä tehtävistä. Dashboard-kaavio tarjoaa aamukahvin seuraksi ajantasaisen tilannekatsauksen esimerkiksi toimiston laskuttamattomien ja laskutettujen toimenpiteiden, sekä maksamattomien ja erääntyneiden laskujen tilanteesta. Jos tilanne vaatii lisäselvittelyä, interaktiiviset pivot-raportit mahdollistavat lukujen analysoinnin eri näkökulmista.

Asiakas

Ohjelmiston olennaisimmat hyödyt loppuasiakkaalle ovat laadukkaasti ja sovitun mukaisesti hoidettu toimeksianto sekä selkeä, ammattimainen lasku.

Hyvin hoidettu toimeksianto

Asiakkaan kanssa sovitut asiat kuten tuntihinnat, mahdollinen hintakatto, maksajat ja maksuehdot ovat koko toimeksiantotiimin tiedossa, kun ne kirjataan ohjelmistoon jo toimeksiannon avausvaiheessa.

Tiimin jäsenille vastuutetut ja aikataulutetut tehtävät edesauttavat toimeksiannon valmistumista aikataulussa. Koska asiakkaan toimeksianto- , laskutus- ja suoritustietoja hallinnoidaan yhdessä paikassa, asiakkaalle saadaan milloin tahansa ajantasainen raportti toimeksiannon tilanteesta.

Selkeä, sovitun mukainen lasku

Kun toimeksianto on valmis laskutettavaksi, lasku syntyy toimeksiantoon tehtyjen määritysten mukaisesti. Jos laskutusvaiheessa tulee ottaa huomioon jotakin erityistä, ohjelmistoon kirjatut muistiinpanot muistuttavat siitä laskulistoilla. Asiakas saa näin laskun sovitulla hinnalla ja tavalla – joko verkkolaskuna, sähköpostitse tai paperitulosteena.

Lasku sisältää selkeät erittelyt tehdystä työstä ja tekijöistä, mikä helpottaa laskun tarkastamista ja hyväksyntää. Mikäli suuri toimeksianto on jaettu vaiheisiin tai alitoimeksiantoihin, myös ne saadaan näkyviin laskulle.