Töiden hallinta ja kirjaukset
Kenen vastuulla, mitä ja mihin mennessä? Organisoi ja aikatauluta tehtävät ja tarjoa tiimille mahdollisuus tehdä kirjaukset työkalulla, joka parhaiten tukee heidän työtään.
Töiden hallinta
Mikäli toimeksiantoa hoitamassa on tiimi, vastuujuristi voi jakaa toimeksiannon vaatimat työtehtävät aktiviteetteina ja seurata niiden toteuttamista. Kukin tiimin jäsen näkee hänelle vastuutetut tehtävät, niiden aikataulut sekä tehtävää koskevat mahdolliset lisäohjeet, jotka vastuujuristi on kirjannut muistiinpanoiksi.
Jos kyseessä on määräajoin hoidettava tehtävä, sen aikataulutusta helpottaa toistuvan aktiviteetin määrittäminen. Uusi aktiviteetti luodaan silloin automaattisesti aina, kun edellinen kuitataan valmiiksi.
Kun tehtävään liittyy kriittinen määräpäivä, se kirjataan ohjelmistoon fataljina, jolloin se näkyy koko toimiston yhteisessä fataljikalenterissa ja se voidaan synkronoida myös Outlookin kalenteriin.
Fataljien ohella myös eri kohteisiin liitettävät hälyttävät muistutukset varmistavat, että tärkeät asiat hoidetaan ajallaan. Muistutukset voidaan lähettää myös käyttäjän sähköpostiin, ellei tämä käytä CSI-ohjelmistoa päivittäin.
Toimenpiteiden kirjaaminen
Laskutettavan työn kirjaaminen on helpointa välittömästi sen tekemisen jälkeen. Silloin kirjauksen tekeminen ei unohdu ja työhön kulunut aika pystytään arvioimaan tarkemmin.
Voit tehdä toimenpidekirjauksesi CSI-ohjelmistoon monin eri tavoin. Voit hyödyntää kirjaamiseen näkymää, joka parhaiten tukee työtäsi ja mitata työn kestoa ajastimen avulla.
Jos teet paljon samantyyppisiä kirjauksia, voit hyödyntää niiden pohjana aiempia kirjauksia sellaisenaan tai kopioida niistä toimenpidetekstejä.
Toimenpidetyyppien avulla tuot kirjaukseen ennalta määritetyn perustekstin, joka on helppo viimeistellä. Toimenpidetyypit yhtenäistävät kirjauksia, jolloin asiakas saa ammattimaiselta näyttävän laskun ilman, että kirjauksia joudutaan muokkaamaan laskutusvaiheessa.
Jos yrityksen laskutus halutaan hoitaa aina tiettyyn päivään mennessä, CSI Lawyerissa ja CSI Professionalissa käyttöön voidaan ottaa toimenpiteiden kirjauskaudet, joilla määritetään sallittu määrä käyttäjällä avoimena olevia kirjausviikkoja. Ne varmistavat kirjausten tekemisen ajoissa, koska uuden kirjausviikon avatakseen käyttäjän on varmistettava, että kirjauskaudelta putoavan viikon kirjaukset on tehty.
Kirjaukset muilla työkaluilla
Ellei käyttäjä avaa CSI-ohjelmistoa päivittäin, hän voi tehdä toimenpidekirjauksensa mobiilisti CSI Mobile -sovelluksella tai työpöydälle asentuvalla CSI MyDesk -pikakirjaussovelluksella. MyDesk näyttää samalla käyttäjän tekemien laskutettavien kirjausten viikko- ja päiväsaldot ja viikkovertailun käyttäjän budjettiin.
Ohjelmistoon voit integroida myös erillisen TiQ Time tai Ilves MyActivities Pro -ajanseurantasovelluksen. Ilves MyActivities Pro tuo palveluun kytketyistä järjestelmistä päivittäiset aktiviteetit aikajanalle, josta ne on helppo raahata laskutettaviksi toimenpiteiksi CSI Lawyeriin. Lisätietoja Ilves MyActivities Prosta löydät tästä.
Luonnollisesti voit tehdä kirjauksia myös suoraan Outlookin sähköpostiviesteistä, kalenteritapahtumista ja tehtävistä.