Dokumenttien hallinta

Kuka tietää, missä ovat tuoreimmat versiot toimeksiantoihin liittyvistä asiakirjoista? Koko toimeksiantoa hoitava tiimi.

Dokumenttien tallentaminen

Asiakirjavaltaisessa liiketoiminnassa dokumenttien hallinta tuottaa aina haasteita. CSI-ohjelmistoa käyttäessäsi voit tallentaa kaikki toimeksiantoihin ja asiakkaisiin liittyvät dokumentit joko ohjelmistoon liitetylle jaetulle levylle tai erilliseen dokumentinhallinnan ratkaisuun, kuten M-Filesiin tai O365 SharePointiin. Pienehköjä dokumentteja voit lisätä myös CSI-ohjelmiston muistiinpanoiksi.

Toimeksiantoihin tai asiakkaisiin liitettyinä dokumentit löytyvät CSI-ohjelmistosta omista kansioistaan, jolloin koko toimeksiantoa hoitava tiimi pääsee helposti käsiksi niiden tuoreisiin versioihin.

Asiakirjat-kansio avaa ikkunan dokumentinhallintajärjestelmään ja mahdollistaa sen kautta dokumenttien avaamisen, muokkauksen ja uusien dokumenttien lisäämisen. Jos asiakkaan tai toimeksiannon näkyvyys on rajattu tietylle käyttäjäryhmälle, samat rajoitukset periytyvät myös niihin liittyville dokumenteille.

Tarjolla olevista integraatioista dokumenttien hallintaan voit lukea täältä.


Ohjelmiston tiedoin täydentyvät asiakirja- ja sähköpostipohjat

Ohjelmistoon voidaan myös luoda erilaisia yritysasiakkaaseen, yksityishenkilöön, prospektiin tai toimeksiantoon liitettyjä valmiiksi määritettyjä asiakirjapohjia.

Asiakirjapohjia hyödyntäen luot esimerkiksi toimeksiantovahvistuksen suoraan toimeksiannon valintanauhasta. Pohjat täydentyvät ohjelmistoon tallennetun asiakkaan ja/tai toimeksiannon tiedoin nopeuttaen dokumentin luontia ja vähentäen virheitä.

Voit vastaavasti luoda erilaisia sähköpostipohjia nopeuttamaan esimerkiksi laskujen lähettämistä sähköpostitse. Halutessasi voit määrittää eri laskutyypeille oletuspohjat, jolloin niitä ei tarvitse valita erikseen laskun tulostusvaiheessa.

Uusia pohjia voit luoda joko itse tai tilata ne CSI:ltä.