Parhaat vinkit oikeusaputapauksia hoitavalle asianajotoimistolle
Asianajotoimialalla jo perustoimeksiantojenkin hoitaminen ja laskutus tarjoaa haastetta, ja oikeusaputapaukset kasvattavat vaikeuskerrointa osaltaan. Oikeusavun korvaushakemus tulee saada lähtemään Oikeusrekisterikeskuksen sähköiseen Romeo-palveluun oikeanlaisena, ja lähetykseen liittyvät virheilmoitukset voivat olla kryptisiäkin.
Korvaushakemus voidaan lähettää Romeoon suoraan CSI-ohjelmistosta, ja normaalitapauksessa se käy helposti. Oikeusavun omaavan asiakkaan toimeksiannosta muodostetaan 100% vedoslasku ja vedoslaskusta korvaushakemus, johon valitaan laskun perusteeksi ”oikeusapupalkkio”. Mikäli korvaushakemukseen on tarvetta lisätä lisätietoa tai selitteitä, Perustelut-kenttä tarjoaa siihen mahdollisuuden.
Oikeusaputapaukset eivät kuitenkaan ole aina suoraviivaisia, joten tästä löydät parhaat vinkkimme erikoiskäsittelyä vaativiin tapauksiin.
Miten hoidan korvaushakemusten erikoistapaukset
Asiakkaalla on oikeusapu 20% omavastuulla ja tuomioistuin hyväksyy 100% vedoslaskun
Toimeksiannolla osapuolina ovat tällöin päämies 20% maksuosuudella ja Suomen valtio 80% osuudella. Jos tuomioistuin hyväksyy 100-prosenttisen vedoslaskun, muodosta toimeksiannosta päämiehen nimissä vedoslasku 100-prosenttisena eikä maksajan osuudella. Lähetä tämän jälkeen vedoslaskusta korvaushakemus Romeoon ja valitse korvaushakemuksella laskun perusteeksi ”Oikeusapupalkkio”.
Asiakkaalla on oikeusapu 20% omavastuulla, mutta tuomioistuin ei hyväksy 100% laskua
Ellei tuomioistuin suostu ottamaan vastaan 100% vedoslaskua, ositettu 80% vedoslasku saadaan aikaan vaihtamalla ennen vedoslaskun muodostusta päämiehen ja valtion maksuosuudet väärin päin CSI-toimeksiannon osapuolitiedoissa. Kun päämiehen osuudeksi vaihdetaan 80% ja valtion osuudeksi 20%, saadaan päämiehelle vedoslasku maksajan 80% osuudella. Tässä tapauksessa maksuosuudet on muistettava vaihtaa takaisin oikein päin, kun korvaushakemus on lähetetty eteenpäin Romeoon ja ennen kun toimeksiannosta muodostetaan varsinainen lasku.
Asiakkaalla on sekä oikeusapu että oikeusturva
Tässä tapauksessa Romeoon lähetettävään korvaushakemukseen on saatava näkyviin myös asiakkaan oikeusturvatiedot, jotka on syötetty toimeksiannon osapuolitietoihin. Se onnistuu muodostamalla toimeksiannosta 100% vedoslasku päämiehen nimissä ja valitsemalla laskun perusteeksi ”Vakuutuksen omavastuu” tai ”Vakuutuksen ylimenevä” riippuen siitä, onko asiakkaalle myönnetty oikeusapu vakuutuksen omavastuun tai vakuutuksen ylimenevältä osalta.
Vaikka oikeusturvatiedot eivät näkyisikään oikeusapupäätöksessä, ne on lähetetty eteenpäin oikeusavun hakemisen yhteydessä, joten ne ovat tuomioistuimen saatavilla.
Asiakkaalle on alussa oikeusapu, mutta asian edetessä oikeusasteesta toiseen asiakas saa myös oikeusturvan ja tuntihinta muuttuu
Toimeksiannosta tulee tällöin muodostaa kaksi erillistä vedoslaskua. Oikeusapuvaiheen vedoslasku muodostetaan normaalisti 110€ tuntihinnalla. Toinen vedoslasku muodostetaan oikeusturva-ajan tuntihinnalla siten, että laskun perusteeksi valitaan ”Vakuutuksen omavastuu”.
Asiakkaalla on oikeusapu ja toimeksiannolla useampi päämies
Asiakkaalle muodostetaan vedoslasku normaalisti, mutta siitä luotavalla korvaushakemuksella valitaan ”Useita päämiehiä” –kenttä ja Perustelut-kenttään listataan toimeksiannon muiden päämiesten nimet ja mahdolliset maksuosuudet.
Päämiehenä/maksajana on konkurssipesä
Konkurssipesän korvaushakemuksen käsittelemiseksi konkurssipesä on tallennettava CSI-ohjelmistoon yksityishenkilönä. Syntymäaikatieto on korvaushakemusta lähetettäessä pakollinen, joten konkurssipesän syntymäajaksi voidaan merkitä esim. 01.01.1900. Tämän jälkeen toimeksiannosta muodostetaan normaalisti vedoslasku, vedoslaskusta luodaan korvaushakemus ja Perustelut-kenttään voidaan kirjoittaa syy kyseisen syntymäajan tallentamiseen.
Tuomioistuin on määrännyt asianajajan päämiehen puolustajaksi
Tässä tapauksessa oikeusapua ei haeta erikseen, joten oikeusapupäätöksen asianumeroakaan ei ole olemassa. Koska asianumero on kuitenkin CSI-ohjelmistossa pakollinen tieto, korvaushakemuksen Asianumero-kenttään voidaan määrittää yhdeksän nollaa. Päätöslajiksi valitaan tässä tapauksessa ”Puolustajan määräys”.
Entä jos korvaushakemuksen luonti tai lähetys epäonnistuu?
Ellet saa korvaushakemusta luotua tai lähetettyä, syynä voi olla jokin seuraavista.
Käyttäjän henkilötunnus CSI-ohjelmistossa ei vastaa Oikeusrekisterikeskuksessa olevaa tietoa
Romeo-rajapinta on tarkka siitä, että oikeusavustajana toimivien ja Romeoon korvaushakemuksia lähettävien käyttäjien henkilötunnus CSI-ohjelmistossa vastaa Oikeusrekisterikeskuksen avustajarekisteriin tallennettua tietoa.
Oikeusapupalveluihin kirjaudutaan nykyisin pelkästään pankkitunnuksilla, joten käyttäjän Oikeusapu-parametreihin CSI-ohjelmistossa täydennetään käyttäjän henkilötunnus.
Käyttöoikeus puuttuu
Käyttäjien käyttöoikeuksia koskevista virheilmoituksista yleisimmin esiintyvät ”Avustajaa ei löydy avustajarekisteristä” sekä ”Avustajalla ei ole oikeutta toimia avustajana.” Mikäli oikeus toimia avustajana puuttuu, avustaja on saatettu määrittää virheellisesti toimimaan sihteerinä. Mahdollista on sekin, että kyseinen avustaja on vaihtanut työpaikkaa, mutta kytkös vanhaan työpaikkaan on jäänyt avustajarekisteriin. Kummassakin tapauksessa asian korjaamiseksi kannattaa olla yhteydessä rekisterit@palkeet.fi.
Oikeuspaikkatiedoissa on virhe
Oikeuspaikka- ja tuomioistuinkoodeihin tulee aika ajoin muutoksia. CSI ylläpitää extranetissa ajantasaista oikeuspaikkalistaa, jonka perusteella asiakkaat voivat tehdä tarvittavat muutokset ja lisäykset CSI-ohjelmistonsa asetuksiin.
Yrität luoda korvaushakemusta yritykselle
Korvaushakemus luodaan ja lähetetään Romeoon aina yksityishenkilön vedoslaskusta tai laskusta. Jos olet luomassa korvaushakemusta esimerkiksi Suomen valtion tai yritysasiakkaan laskusta, ohjelmiston Oikeusapu > Luo korvaushakemus -painike näkyy passiivisena.
Maksajan syntymäaika tai henkilötunnus on väärässä muodossa
Vedoslaskun/laskun maksajan syntymäajan tulee olla muodossa pp.kk.vvvv ja henkilötunnuksen muodossa ppkkvv-xxxx. Korvaushakemusta tallentaessa ohjelmisto ilmoittaa virheellisestä syntymäajasta punaisella rastilla korvaushakemuksen lasku-kentän vieressä. Kun hiiren vie punaisen rastin päälle, ohjelmisto ilmoittaa, että maksajan syntymäaika puuttuu tai se on virheellinen.
Korvaushakemuksen liitetiedosto on liian suuri tai aiheuttaa muita ongelmia
Korvaushakemukseen voi liittää enintään 10 MT kokoisen liitetiedoston. Sitä suurempia liitetiedostoja Romeo ei ota vastaan.
Myös liitteiden ääkköset tai liite itsessään saattaa joskus aiheuttaa ongelmia. Mikäli lähetysyritys tuottaa virheilmoituksen, korvaushakemuksen lähettämistä kannattaa kokeilla ilman liitettä.
Toimenpiteen negatiivinen yksikköhinta tai erikoismerkki estää lähetyksen
Korvaushakemukselle lisätyt kirjaukset voivat toisinaan olla syy korvaushakemuksen lähetyksen epäonnistumiseen. Esimerkiksi negatiivinen yksikköhinta ei mene Romeosta läpi, vaan käyttäjä saa virheen: ”error_parsing_invoice: rowunitprice”.
Lähetyksen voi estää myös toimenpidetekstin erikoismerkki. Sitä voi olla vaikea tunnistaa itse, koska tekstin kopiointi muualta saattaa tuoda CSI-ohjelmistoon jopa näkymättömiä erikoismerkkejä. Kopioimalla toimenpidetekstin notepadiin näet helposti, mikäli teksti sisältää ylimääräisiä erikoismerkkejä. Muussa tapauksessa CSI pystyy tutkimaan, löytyykö tekstistä näkymättömiä erikoismerkkejä.
Toimenpidekirjauksen tuntimäärän ja hinnan ristiriita voi myös olla ongelmallinen korvaushakemuksessa. Jos korvaushakemukselle tulostuu teksti ”Laskuerittelyllä on kirjattu toimenpiteitä omavastuukuukausien ulkopuolelle. Omavastuukuukausien ulkopuolelle kirjattuja toimenpiteitä ei huomioida laskennassa”, syynä on se, että vedoslaskulta löytyy toimenpide tai kulu, jonka päivämäärä ei ole omavastuukuukausien sisällä. Toinen vaihtoehto on, että vedoslaskulta löytyy toimenpide, jonka kesto on yli 0 tuntia, mutta hinta silti 0€.
Mikäli korvaushakemuksen luontiin tai lähettämiseen liittyvä ongelmasi ei ratkea näillä vinkeillä, ole yhteydessä asiakastukeemme, support(a)csihelsinki.zendesk.com.
Emilia Eklund
CSI Helsinki, Key Account Manager
Tiimin pikkumyy, joka tietää paljon, oppii nopeasti ja ottaa kantaa, kun on sanottavaa. Uskoo kesällä roseeviiniin, talvella punaviiniin ja ympärivuotisesti tummaan suklaaseen.
