Saat, mitä mittaat – avainlukuja liiketoimintatietoisille asianajotoimistoille
Yleinen uskomus avainlukujen merkityksestä pätee myös asianajotoimialalla. Kun lakimiesten fokus on vahvasti varsinaisessa asianajotoiminnassa, selkeät avainluvut auttavat varmistamaan, että yrityksessä tehdään oikeita asioita ja liiketoiminta kehittyy haluttuun suuntaan. Liikevaihdon kasvu ei yksinään lämmitä, jos samaan aikaan kulut kasvavat hallitsemattomasti tai asiakastyytyväisyys sakkaa.
Ajantasaiset avainluvut ovat toimiston johdolle kullanarvoisia. Faktojen pohjalta voidaan ohjata tehokkaasti päivittäistä toimintaa sekä tehdä liiketoiminnan kehittämiseen liittyviä päätöksiä. Avainluvut kertovat, mitkä toimiston praktiikoista vetävät parhaiten ts. millaiseen osaamiseen kannattaa panostaa. Ketkä asiakkaista ovat toimistolle kannattavimpia ja ketkä vähiten kannattavia. Saadaanko uusia asiakkaita riittävästi ja kuka niitä tuo. Miten laskutusaste kehittyy yleisesti ja yksittäisten asiantuntijoiden osalta.
Kun avainluvut on oikein valittu ja niiden seuranta jatkuvaa, johto oppii tunnistamaan niiden paljastamia trendejä ja reagoimaan niihin jo varhaisessa vaiheessa.
Avainluvut eivät kuitenkaan ole pelkästään johdon työväline. Tarkoituksenmukaiset ja ajantasaiset avainluvut ovat tarpeen jokaiselle tiimille ja työntekijälle työtehtävien hoitamiseen. Henkilö- ja tiimikohtaisten mittareiden ohella tiimin on hyvä saada tietoa myös koko yrityksen avainluvuista. Se parantaa tietoisuutta yrityksen tärkeistä tavoitteista, tarjoaa kokonaiskuvan tilanteesta ja mahdollistaa siten jokaisen työntekijän osallistumisen liiketoiminnan tuloksen tekemiseen.
Valitse mittarit huolella
Yksi malli ei sovi kaikille. Sen vuoksi avainlukujen valinnan tulisi aina lähteä yrityksen tavoitteista; siitä mihin suuntaan yritystä halutaan kehittää ja miten onnistumista mitataan. Valintaan vaikuttaa luonnollisesti myös se, onko tarvittava tieto saatavissa vai tarvitaanko sen keräämiseksi muutoksia järjestelmiin.
Olennaista on valita avainluvut yritys- ja tiimitasolla siten, että kokonaisuus toimii pidemmälläkin tähtäimellä, työntekijöillä on mahdollisuus vaikuttaa mitattaviin asioihin eikä mittaristo houkuttele osaoptimointiin. Laskutusmittarin rinnalle voi esimerkiksi olla syytä nostaa asiakastyytyväisyys lopputuloksen laadun varmistamiseksi. Avainlukujen määrässä vähemmän on silti enemmän; liian suuri mittaristo hämärtää käsitystä siitä, mikä on olennaista ja mitä tulisi saada aikaan.
Liikevaihdon ohella olennaista on seurata yrityksen tulosta ja tehokkuutta. Työntekijöiden ja tiimien avainlukuja ovat luonnollisesti tuottavuuteen liittyvät mittarit, koska se, mitä seurataan, tulee myös usein tehdyksi. Esimerkiksi tehtyjen vs. laskutettujen tuntien sekä keskituntihinnan seuranta ohjaa tehokkaasti juristin päivittäistä tekemistä. Toimeksiannoista vastuussa olevat juristit tarvitsevat avainlukuja mm. toimeksiantojensa hoidon edistymisestä ja esimiehet oman tiiminsä suoritustasosta suhteessa budjettiin.
Nosta avainluvut dashboardiin
Avainlukujen mittaaminen ja raportointi kuuluvat CSI-ohjelmistojen perusominaisuuksiin, ja lähtökohtaisesti kaikki ohjelmistoon syötetty tieto on raportoitavissa. Esimerkiksi CSI Lawyer -ohjelmisto tarjoaa avainlukujen tarkasteluun 40 valmista dashboard-kaaviota, 36 pivot-raporttia ja 178 erilaista näkymää.
Tehokkaimmaksi avainlukujen kommunikointiin ovat osoittautuneet dashboardit, jotka tarjoavat luvut jokaiselle käyttäjälle havainnollisina kaavioina. Koska mm. kirjattujen ja laskutettujen toimenpiteiden ajantasainen tilanne selviää yhdellä silmäyksellä, käyttäjä voi ottaa avainlukujen tarkastamisen vaikkapa aamurutiinikseen.
Tiimeillä on omat avainlukunsa, joten dashboardin sisältö tulee aina sovittaa käyttäjäryhmän mukaan. Valmiista kaaviokirjastosta voidaan valita parhaiten palvelevat kaaviot esimerkiksi juristin, esimiehen, toimeksiantojen vastuuhenkilön, taloushallinnon tai osakkaan tarpeisiin. Tarvittaessa kaavioita voidaan myös räätälöidä yrityksen erityistarpeisiin. Samalla kaavioiden tietosisältö rajataan käyttäjän kannalta mielekkääksi; siinä, missä asiantuntijaa kiinnostaa lähinnä hänen omien kirjaustensa tilanne, osakkaat haluavat nähdä luvut koko yrityksen tasolla.
Olennaista dashboardeissa on mittaamisen jatkuvuus. Nykytilanteen vertailu edelliseen viikkoon, kuukauteen tai tilikauteen paljastaa konkreettisesti, kehittyykö toiminta toivottuun suuntaan.
Analysoi ja kehitä
Toiminnan tehokkuuden varmistamisen ohella avainlukujen toinen ja vähintään yhtä merkittävä hyöty on niiden mahdollistama oppiminen. Lukujen valossa voidaan herättää kysymys siitä, mitä tarkasteltavilla osa-alueilla voitaisiin tehdä toisin tai paremmin. Lukujen yksityiskohtaisempi analysointi onnistuu porautumalla interaktiivisten pivot-raporttien tietoihin esimerkiksi asiakas- tai praktiikkaryhmäkohtaisten poikkeamien selvittämiseksi. Tämä voi johtaa uusien, tulosta parantavien käytäntöjen löytämiseen. Tai jopa oivallukseen siitä, että tiettyä avainlukua tulee kehittää tai korvata se tarkoituksenmukaisemmalla.
Hyvätkään avainluvut eivät siis aina ole ikuisia. Liiketoiminnan kehittämisen kannalta ne ovat kuitenkin arvokkaita selkeyttäessään tiimille yrityksen pitkän tähtäimen tavoitteita sekä sitä, missä kohtaa matkalla niitä kohti ollaan.
Mikäli käytössäsi on CSI-ohjelmisto vailla dashboard-kaavioita, korjaa tilanne ottamalla yhteyttä asiakastukeemme, support@csihelsinki.zendesk.com.
Taina Malmivirta
CSI Helsinki, liiketoiminnan kehittämisjohtaja, osakas
Pysyy kiireisenä erilaisten kehittämishankkeiden, markkinoinnin ja viestinnän parissa. Motivoituu toiminnan ja asiakaskokemuksen jatkuvasta kehittämisestä ja uskoo kevyisiin prosesseihin, jotka tukevat yrityksen toimintaa.
