Pikaopas myyntireskontran parhaisiin käytäntöihin ja kirjauspäivän merkitykseen
Myyntireskontraa koskevien muutosten tekeminen aiheuttaa päänvaivaa kuukaudesta toiseen – myös CSI-ohjelmistoa käyttävien toimistojen taloushallinnolle. Koska muutoksia voidaan tehdä monella tapaa, toisinaan voi olla vaikea hahmottaa, miten muutos kannattaa tehdä, jotta saavutetaan optimaalinen lopputulos hyvää kirjanpitotapaa noudattaen.
Pohdinnassa auttaa, jos ymmärtää kirjauspäivän merkityksen sekä sen, miten myyntireskontraan tehdyt muutokset näkyvät kirjanpidon raporteilla.
Kaikki lähtee kirjauspäivästä
Laskun kirjauspäivä määrittää sen, mille kirjanpitokaudelle lasku kirjautuu kirjanpidossa. Myyntilasku, jonka kirjauspäivä on 5.1.2022, näkyy myyntinä tammikuun kirjanpidon raporteilla. Mikäli jo tehtyyn laskuun tarvitaan muutos, myös laskua koskeva hyvityslasku saa kirjanpitoon oman kirjauspäivänsä. Ihanteellista on, jos laskun muutostarve havaitaan niin nopeasti, että hyvityslaskulle saadaan kirjattua saman kirjanpitokauden kirjauspäivä. Jos hyvityslasku voidaan kirjata samalle päivälle kuin alkuperäinen lasku, korjaus näkyy kauniisti kirjanpidossa.
Kirjanpitokauden päätyttyä kauden aikana tehdyt myyntireskontran tapahtumat lähetetään kirjanpitoon raporttien muodossa. Jos laskun muutostarve ilmenee vasta kirjanpitokauden päätyttyä, raportit on todennäköisesti ehditty jo lähettää kirjanpitoon. Tällöin on syytä pohtia, mille kirjanpidon kaudelle korjaus kannattaa tehdä. Jos kirjaus halutaan tehdä jo päättyneelle kirjanpidon kaudelle, raportit päättyneestä kirjanpitokaudesta on lähetettävä uudestaan, jotta korjaus siirtyy myös kirjanpitoon. Joskus voikin olla järkevämpää kirjata korjaus kuluvalle kirjanpitokaudelle. Epävarmoissa tilanteissa on suositeltavaa konsultoida kirjanpitäjää korjauksen kirjauspäivästä.
Ennen kirjanpidon raporttien lähettämistä onkin hyvä tarkistaa, että kaikki kaudelle kuuluvat laskutettavat toimenpiteet ja kulut on laskutettu sekä suoritukset kohdistettu tai oikaistu. Näin varmistetaan, ettei kirjanpidon raportteja päättyneeltä kaudelta tarvitse muuttaa jälkikäteen. Tämän jälkeen päättynyt kirjanpitokausi voidaan sulkea CSI-ohjelmistossa, jolloin sille ei enää pääse tekemään muutoksia. Tämä käytäntö on hyvin suositeltava, koska se tekee myyntireskontran hoitamisesta järjestelmällistä.
Myyntireskontran muutokset näkyvät kirjanpidon raporteilla
Kirjanpidon tarpeita palvelee joukko kelpoja perusraportteja, jotka löytyvät myös CSI-ohjelmistosta.
Myyntipäiväkirja on nimensä mukaisesti päiväkirjamainen otanta myyntireskontran tapahtumista. Se koostuu kirjanpitokauden myyntilaskuista ja hyvityslaskuista ja näyttää ajanjakson myynnin alv-erittelyineen. Myyntipäiväkirjaan kirjautuneita tapahtumia voidaan CSI-ohjelmistossa tarkastella missä tahansa vaiheessa kirjanpitokautta. Kun myyntireskontraan tehdään muutoksia, myyntipäiväkirjan ajanjakso voidaan rajata muutoksessa käytetyille kirjauspäiville ja tarkastaa siten kätevästi, miltä muutos tulee näyttämään kirjanpidossa.
Avoimet laskut toimipisteittäin -raportti kerää yhteen maksamattomat tai alaskirjaamattomat laskut annettuun kirjauspäivään mennessä. Siinä ei ole eritelty suorituksia ja hyvityksiä, mutta ne sisältyvät kuitenkin avoimiin summiin.
Suoritusluettelo osoittaa, mihin laskuihin kirjanpitokautena saapuneeksi kirjatut suoritukset on kohdistettu. Näiden ns. tavallisten suoritusten lisäksi suoritusluettelo kattaa myös ennakkosuoritukset, ennakon palautukset, luottotappiokirjaukset ja maksunpalautukset kyseisen kauden ajalta.
Käyttämällä yhdessä Avoimet laskut toimipisteittäin –raporttia ja suoritusluetteloa voidaan tarkistaa, miltä tehty muutos näyttää kirjanpidon näkökulmasta ja onko tehty kaikki muutokseen tarvittavat toimenpiteet, kuten ylimääräisen suorituksen passivointi. Ylimääräinen suoritus kirjautuu herkästi ohjelmistoon silloin, kun laskun korjaamiseksi suorituksen kohdistus mitätöidään ja uusi suoritus kirjataankin suoraan laskulla olevalla ”Kohdista suoritus” -toiminnolla. Ohjelmistoon jää silloin ”roikkumaan” suoritus, jonka kohdistus aiemmin mitätöitiin. Tämän vuoksi suositeltavampi tapa on aina kohdistaa alkuperäinen suoritus uudestaan laskulle suoritusikkunan kautta.
Avoimet ennakot -raportti kerää kirjanpitokauden maksetut ennakot, mutta vain siltä osin kuin niitä ei ole käytetty myyntilaskuihin kokonaan. Kun asiakas maksaa ennakkolaskun, ennakkosuoritus näkyy vain suoritusluettelossa. Vasta kun ohjelmistossa muodostetaan asiakkaalle normaalilasku, johon ennakko kohdistuu, se näkyy myyntipäiväkirjassa.
Ulkomaan myynti kuukausittain –raportti täydentää edellisiä raportteja, mikäli yrityksellä on myyntiä ulkomaille. Se näyttää yhteenvetona yrityksen myynnin arvolisäveron määrän.
Hyödynnä kirjanpidon raportteja myös lukujen täsmäytykseen
Raportteja kannattaa kirjanpitokauden vaihtuessa hyödyntää täsmäytykseen jo ennen niiden lähettämistä kirjanpitoon. Kun esimerkiksi lasketaan yhteen Avoimet laskut -raportin summa edelliseltä kirjanpitokaudelta ja uuden kirjanpitokauden myynnit sekä vähennetään saadusta luvusta uuden kirjanpitokauden kohdistetut suoritukset, lopputuloksen tulisi täsmätä uuden kirjanpitokauden viimeiseen päivään asti otetun Avoimet laskut –raportin kanssa. Ellei summa täsmää, on syytä tarkistaa, onko kauden aikana tapahtuneet myyntireskontran liiketapahtumat kirjattu oikein. Poikkeamaan voi olla syynä yksinkertaisesti vaikkapa se, ettei kaikkia kohdistettavia suorituksia ole kohdistettu laskuille.
Jenni Nordman
CSI Helsinki, asiakkuuspäällikkö
Kokee, että taloushallinnon asioiden parissa oppii aina uutta. Uskoo, että taloushallintoa voi oppia lopulta kuka tahansa, jos intoa löytyy.
