Du får vad du mäter – nyckeltal för advokatbyrån

Den allmänna uppfattningen om att nyckeltalen är värdefulla och bör uppföljas gäller även inom advokatbranschen.

För att juristerna skall kunna fokusera på sina ärenden är det viktigt att nyckeltalen är tydliga, att de bekräftar att rätt saker görs inom företaget och att verksamheten utvecklas i önskad riktning. Att omsättningen växer är en klen tröst om kostnaderna stiger okontrollerat och antalet missnöjda kunder ökar.

Aktuella nyckeltal är guld värda för företagsledningen. På basen av dem kan den dagliga verksamheten styras effektivt och det är lättare att göra beslut relaterade till affärsutvecklingen.

Nyckeltalen indikerar vilken typ av ärenden som är mest lukrativa, med andra ord vilken kompetens det lönar sig att satsa på inom företaget. Man får också en indikation om vilka kunder som bringar mest inkomst och vilka som ekonomiskt är mindre lönsamma. Därtill visar nyckeltalen hur kundunderlaget utvecklas – får vi tillräckligt många nya kunder och vem hämtar in dem? Även information om hur faktureringsgraden utvecklas, generellt och för enskilda specialister, hittas här.

Då man har valt de rätta nyckeltalen och följer upp dem kontinuerligt lär sig företagsledningen att känna igen typiska trender och kan reagera på dem i ett tidigt skede.

Nyckeltalen är dock inte bara ett verktyg för företagsledningen. Aktuella nyckeltal är även nödvändiga för varje team och anställd så att arbetsuppgifterna utförs på ett optimalt sätt. Förutom att veta om vilka mätare som gäller på person- och teamnivå är det viktigt att de anställda även är medvetna om de nyckeltal som är relevanta för hela företaget. Det förbättrar förståelsen av företagets målsättning, ger en helhetsbild av nuläget och möjliggör således att varje anställd genom sin egen arbetsinsats kan bidra till företagets resultat

Välj nyckeltalen omsorgsfullt

Samma mall passar inte alla. Därför är det viktigt att valet av nyckeltal alltid grundar sig på företagets målsättningar; i vilken riktning önskar man utveckla företaget och hur mäter man framgångarna? Vilka nyckeltal som väljs beror naturligtvis också på om nödvändig information redan finns att tillgå eller om det krävs ändringar i systemet för att kunna samla data.

Det väsentliga är att välja de företags- eller teamspecifika nyckeltalen på ett sådant sätt att helheten är ändamålsenlig även på sikt, att teammedlemmarna har möjlighet att påverka det som mäts och att det inte lockar till felprioriteringar. För att försäkra sig om kvaliteten på slutresultatet kan det t.ex. vara klokt att mäta och reagera på kundtillfredsställelsen vid sidan om faktureringsgraden.Ju färre nyckeltal, desto bättre. En alltför stor mängd olika nyckeltal kan leda till att uppfattningen om vad som är väsentligt och vad som ska åstadkommas blir vag och oklar.

Vid sidan om omsättningen är det viktigt att även följa upp företagets resultat och effektivitet. Nyckeltal för anställda och team är oftast relaterade till produktivitet, eftersom det som uppföljs och mäts oftast även blir gjort.

Till exempel uppföljningen av arbetade kontra fakturerade timmar och det genomsnittliga timarvodet stöder effektivt juristens dagliga arbete. Ärendeansvariga jurister behöver nyckeltal som visar hur deras ärenden framskrider, och cheferna vill ha information om det egna teamets prestationsnivå i förhållande till budgeten.

Visa nyckeltal i diagram

Mätning och uppföljning av nyckeltal hör till systemets basfunktioner, och i princip går all data som läggs in i systemet att ta ut i rapportform. I programvaran CSI Lawyer erbjuds användaren ett flertal färdiga rapportalternativ : 40 diagram, 36 pivotrapporter och 178 systemvyer.

Diagram har visat sig vara det mest effektiva sättet att presentera just nyckeltal eftersom de visar varje användare siffrorna på ett illustrativt sätt. Då status på registrerade och fakturerade åtgärder kan fås med en snabb överblick, kan användaren göra kollen av nyckeltalen tex till en del av morgonrutinen.

Då varje team har sina egna nyckeltal är det viktigt att diagrammen anpassas per användargrupp. Från det färdiga diagrambiblioteket kan man välja vilka diagram som passar de olika gruppernas behov bäst; t.ex. jurist, chef, ärendeansvarig, ekonomiavdelningen eller delägare. Vid behov kan diagrammen även anpassas enligt företagets behov. Samtidigt kan man begränsa innehållet i diagrammet och visa enbart det som är intressant ur användarens synvinkel. Där juristen är intresserad av sina egna registreringar är delägarna i sin tur intresserade av siffror som gäller hela företaget.

Kontinuerlig mätning är avgörande då det gäller diagram. En jämförelse av nuläget med föregående vecka, månad eller verksamhetsår avslöjar konkret om verksamheten utvecklas i önskad riktning.

Analysera och utveckla

Förutom att nyckeltalen bidrar till att säkerställa att verksamheten är effektiv är de också mycket viktiga i lärosyfte. Siffrorna visar vad som kunde göras annorlunda eller bättre inom de områden som granskas. En mer detaljerad analys av siffrorna kan nås genom att gräva djupare i pivotrapporternas data, till exempel för att ta reda på orsaken till avvikelser per kund eller verksamhetsgrupp.
Tack vare dessa kan man upptäcka nya metoder för att förbättra verksamheten, eller kanske till och med inse att ett visst nyckeltal bör utvecklas eller ersättas med ett annat som är mer ändamålsenligt.

Väl valda nyckeltal är alltså inte heller nödvändigtvis eviga. När det gäller verksamhetens utveckling är de dock av största vikt för att förtydliggöra företagets långsiktiga målsättningar för teamet och var man befinner sig för tillfället.

Ifall ni inte ännu har tagit i bruk våra diagram, ta kontakt med vår kundsupport på adressen support@csihelsinki.zendesk.com, så hjälper vi dig igång. 

 

 

 

Taina Malmivirta

CSI Helsinki, affärsutvecklingsdirektör, partner

Ägnar sig åt marknadsföring, kommunikation och utvecklingsprojekt. Motiverad av kontinuerling utveckling av kundupplevelser. Tror på värdet i kundernas feedback och lätta processer som stödjer ett företags smidighet och innovation.