Bästa praxis för att sköta försäljningsreskontran

Frågor gällande fakturering och allokering av betalningar orsakar ofta grubbel månad efter månad- även för advokatbyråernas ekonomiavdelningar. Eftersom förändringar kan göras på många olika sätt, kan det ibland vara svårt att avgöra hur förändringen ska göras så att den motsvarar god bokföringssed och är optimal ur ett helhetsperspektiv.

Allting börjar med registreringsdatumet

Det hjälper betydligt om man förstår innebörden av bokföringsdatum och det hur de ändringar man gjort i reskontran syns i bokföringsrapporterna.

Fakturans registreringsdatum avgör inom vilken bokföringsperiod fakturan hamnar. Om en fakturas registreringsdatum är t.ex. 5.1.2022 kommer den att synas som försäljning i januaris bokföringsrapporter. På motsvarande sätt får förändringar som görs på fakturan, dvs. kreditfakturorna, sitt eget registreringsdatum. I en idealsituation upptäcks förändringsbehovet snabbt så att kreditfakturan kan registreras inom samma bokföringsperiod. Genom att använda samma registreringsdatum för kredit- som för originalfakturan syns korrigeringen på ett snyggt sätt under samma dag i bokföringen.  

Ibland framkommer behovet att göra en förändring i fakturan först när originalfakturans bokföringsperiod är slut och rapporterna redan har hunnit skickas till bokföringen. I sådana fall är det skäl att överväga i vilken bokföringsperiod som ändringen bör göras. Om man vill göra ändringen i en period som redan har tagit slut behöver rapporterna för den avslutade perioden skickas på nytt så att korrigeringen registreras i periodens bokföring. Emellanåt är det ändå förnuftigast att registrera korrigeringen i den pågående bokföringsperioden. Om man är osäker är det bäst att konsultera sin bokförare om korrigeringens registreringsdatum.

Innan man skickar iväg rapporterna till bokföringen, är det bra att kontrollera att alla fakturerbara åtgärder och utlägg som hör hemma i perioden har fakturerats, och att alla betalningar har allokerats. På så sätt säkerställer man att rapporterna för den avslutade perioden inte behöver ändras i efterhand. Efter detta kan en avslutad bokföringsperiod stängas i CSI, vilket innebär att inga nya registreringar kan göras för den perioden.

Denna praxis är något vi rekommenderar, eftersom det gör hanteringen av försäljningsreskontran organiserad.

Förändringar i försäljningsreskontran syns i bokföringens rapporter

För bokföringen behövs ett antal basrapporter. Dessa rapporter finns naturligtvis också tillgängliga i CSI.

Försäljningsdagboken är i enlighet med sitt namn ett dagboksmässigt utdrag av försäljningsreskontrans händelser. Den består av bokföringsperiodens försäljnings- och kreditfakturor, och visar periodens försäljning med momsspecifikation. Försäljningsdagboken och dess innehåll kan granskas i CSI när som helst under bokföringsperioden. När man gör ändringar i försäljningsreskontran kan man begränsa försäljningsdagbokens tidsperiod till de registreringsdatum som har använts i ändringarna och därmed enkelt se hur ändringen kommer att se ut i bokföringen.

Rapporten ’Öppna fakturor per kontor’ samlar ihop obetalda fakturor eller fakturor utan rättelser till ett valt registreringsdatum. Betalningar och återbetalningar specificeras inte i rapporten, men de ingår i de öppna summorna.

Betalningslistan visar till vilka av bokföringsperiodens fakturor som allokeringar har gjorts. I tillägg till dessa s.k. vanliga betalningar täcker Betalningslistan även periodens förskottsbetalningar, återbetalda förskott, avskrivningar och återbetalningar.

Genom att använda Öppna fakturor per kontor och Betalningslistan tillsammans kan man kontrollera hur registrerade förändringar ser ut från ett bokföringsperspektiv, och även om alla behövliga åtgärder för förändringen – såsom passivering av en oallokerad betalning – har gjorts.  

En överlopps betalning registreras lätt i systemet, då man korrigerat en faktura, allokeringen har makulerats och en ny betalning registreras med funktionen Allokera betalning. Då blir den betalning, vars allokering tidigare makulerats “att hänga kvar” i systemet. Därför rekommenderar vi att den ursprungliga betalningen alltid allokeras på nytt till fakturan via betalningsfönstret.

Rapporten ’Öppna förskott’ samlar bokföringsperiodens betalda förskott som inte ännu alls eller till sin helhet har allokerats till försäljningsfakturor. När en klient betalar en förskottsfaktura syns förskottsbetalningen på Betalningslistan. När man i systemet sedan skapar en faktura till vilken förskottet allokeras syns den i Försäljningsdagboken.

Om företaget har utlandsförsäljning kompletterar rapporten ’Utlandsförsäljning per månad’ de tidigare nämnda rapporterna. Den ger en sammanfattning av mängden moms i företagets försäljning.

Utnyttja bokföringens rapporter även för kontroll av siffror

Vid bytet av bokföringsperiod lönar det sig att utnyttja rapporterna för justering och kontroll redan innan materialet skickas till bokföringen. När man t.ex. adderar summorna i nuvarande och föregående bokföringsperiods Öppna fakturor-rapport och från summan subtraherar den nya periodens allokerade betalningar borde slutsumman stämma överens med summan på den nya bokföringsperiodens Öppna fakturor-rapport när den tas ut t.o.m. bokföringsperiodens sista dag. Om summan inte stämmer är det bra att kontrollera att periodens registreringar i försäljningsreskontran har registrerats korrekt i CSI (t.ex. att alla betalningar har allokerats till rätt fakturor).

 

 

 

 

Jenni Nordman

CSI Helsinki, Customer Relationship Manager

Believes that financial management alway offers new things to learn, and those can be learnt by anyone having enthusiasm.