Nordea Pankki Suomi Oy, Group Legal on ollut CSI Helsingin asiakkaana vuodesta 2001, jolloin LakiMies-ohjelmisto korvasi SYP:ltä ja KOP:lta periytyneet tekstipohjaiset toimeksiantojen hallintajärjestelmät. Nordea Pankissa työskentelee paljon juristeja erilaisten toimeksiantojen parissa. Juttujen ja tekijöiden määrä sekä toiminnan tarkastus edellyttivät toimeksiantojen hallintaan asianmukaista työkalua.

Alkuvuodesta 2011 LakiMies-ohjelmisto vaihtui kehittyneempään CSI Lawyeriin. Samalla CSI Helsinki toimitti Nordea Pankille M-Files -dokumentinhallintajärjestelmän, joka integroitiin CSI Lawyeriin. Järjestelmän vaihtoa edelsi perusteellinen suunnitteluprojekti, jonka aikana määriteltiin uudelta järjestelmäkokonaisuudelta vaadittava toiminnallisuus sekä harkittiin eri vaihtoehtoja dokumentinhallintaan. CSI Lawyerin asennus, käyttäjien koulutus sekä tarvittavien tietojen siirto LakiMies-ohjelmistosta sujuivat tämän jälkeen ongelmitta, samoin M-Files –dokumentinhallinnan käyttöönotto.

CSI Lawyerista löytyy jokainen Nordean konttori ja muu yksikkö sisäisenä asiakkaana, jolle tarpeen mukaan kirjataan toimeksiantoja ja toimenpiteitä. Yleisten toimeksiantojen alle rekisteröidään esimerkiksi kaikki neuvontaan ja asiakasvalituksiin liittyvät toimenpiteet. Lisäksi ohjelmistoon on luotu sisäisiä toimeksiantoja, joiden alle voidaan kirjata muut omat tekemiset, kuten lainsäädännön seuraaminen. CSI Lawyer^® mahdollistaa mm. työajan ja sijaistuksien vaivattoman seurannan.

M-Files on tuonut apua Nordea Pankin suuren dokumenttimäärän hallintaan. Se pitää järjestyksessä niin Finanssivalvontaan toimitettavat vakiosopimukset kuin pankkitoiminnan muutkin dokumentaatiot. Hyväksi käytännöksi on havaittu dokumenttien hallinnointi CSI Lawyerin kautta; silloin dokumentit saadaan talteen suoraan tietyn toimeksiannon alle. Parhaillaan Nordea Pankissa skannataan vanhoja viranomaispäätöksiä ja viedään niitä CSI Lawyerin kautta M-Filesin historiaan.

Uusi järjestelmäkokonaisuus on omaksuttu Nordea Pankissa päivittäiseksi työkaluksi. CSI Lawyerin monipuoliset raportointiominaisuudet ovat vastanneet hyvin Nordea Pankin tarpeisiin, ja tyytyväisiä ollaan myös saumattomaan CSI Lawyer^®/M-Files –integraatioon sekä kummankin järjestelmän hyvään Office-yhteensopivuuteen. Aktiivisia käyttäjiä on noin 40, ja heistä kymmenkunta käyttää ratkaisua myös etänä. Uusia toimeksiantoja syntyy vuosittain tuhansia, ja ratkaisu on herättänyt kiinnostusta myös muissa Nordea Pankin yksiköissä niin Suomessa kuin muissa Pohjoismaissakin.

”CSI Lawyer^® yhdistettynä M-Filesiin on vahva paketti, joka on avannut meille kokonaan uusia mahdollisuuksia hallita tietoa. Tavallaan se luo vakuutusturvaa toimintamme jatkuvuudelle. Toimeksiantojen ja toimenpiteiden tehokas seuranta auttaa varmistamaan, että keskitymme oikeisiin asioihin”, tiivistää johtaja Jyri Terämaa Nordea Group Legal -yksiköstä.

Nordea on Pohjoismaiden ja Itämeren alueen suurin finanssipalvelukonserni. Konsernilla on noin 11 miljoonaa asiakasta ja 1 100 konttoria.

CSI Lawyer^® on ollut käytössä Project Law:ssa keväästä 2008 lähtien. Aikaisemmin sekä kirjaukset että laskutus oli hoidettu ”käsityönä” Excelin avulla, mutta toimiston henkilömäärän kasvun myötä toimeksiantojen ja laskutuksen hallinnointiin räätälöidyn työkalun tarve tuli ilmeiseksi. CSI Lawyeria käyttää päivittäisessä työssään noin 10 henkilöä.

“Ohjelmiston käyttöönoton myötä Project Law sai kaikki toimeksiantoihin liittyvät tiedot kootusti yhteen paikkaan. Toimeksiannon alta löytyvät nyt niin asiakastiedot, laskutukseen liittyvät asiat kuin toimeksiantoon liittyvät dokumentitkin. Toimenpidekirjaukset on helppo pitää päivittäin ajan tasalla, ja kuukausilaskutus hoituu sujuvasti.”, toteaa toimitusjohtaja Antti Laaksonen.

Seuraavaksi Project Law panostaa CSI Lawyer^® -raportoinnin ja näkymälistausten hiomiseen yrityksen tarpeita nykyistä paremmin vastaaviksi. Myös dokumenttien hallintaan on harkinnassa uusi kehittyneempi ratkaisu, joka tehostaisi dokumenttien käsittelyä ja integroituisi entistä sujuvammin osaksi CSI Lawyerin käyttöliittymää.

Asianajotoimisto Project Law Oy:n keskeisiä osaamisalueita ovat kiinteistötransaktiot ja toimitilavuokraus, rakentamisen ja maankäytön juridiikka, Venäjän ja Baltian hankkeiden juridiikka, riitojen ratkaisu sekä yhtiöoikeus.

Ennen uuden järjestelmän hankintaa Audit SUM Oy:ssä määriteltiin tarkkaan, mitä ohjelmistolta odotetaan ja millaista tietoa siitä halutaan ulos. Yritys pyrkii käyttämään moderneja ja kehittyneitä järjestelmiä, ja kartoitetuista vaihtoehdoista CSI Professional^® vastasi parhaiten mielikuvaa nykyaikaisesta työkalusta, tarjoten toivotun joustavuuden ja käyttäjäergonomian. Myös toimistopäällikkö Hannele Tuuloksen aiemmat hyvät kokemukset CSI-ohjelmistoista vaikuttivat valintaan.

CSI Professionalin toiminnallisuutta hyödynnetään Audit SUM Oy:ssä monipuolisesti. Varsinaisen laskutettavan työn lisäksi ohjelmistoon kirjataan tarkasti kaikki työtunnit, koska sitä käytetään myös työajan seurantaan. Laskut syntyvät kirjausten perusteella, ja hälytysrajat, kuten toimeksiannoille määriteltävät kattohinnat, ovat helpottaneet päivittäistä toimintaa.

CSI Professionalin raportoinnin avulla seurataan mm. budjettien toteutumista sekä yrityksen tehokkuutta ja kannattavuutta. Raportoinnin jatkokehittämiseksi on jo ajatuksia olemassa.

CSI Professional^® on käytössä myös Audit SUM Oy:n tytäryhtiössä Audit SUM Taloushallinto Oy:ssa, joka tuottaa taloushallinnon palveluita niin konkurssipesille kuin normaalioloissa toimiville yrityksillekin. 

”Olemme tyytyväisiä CSI Professionaliin ja voimme suositella sitä tilintarkastustoimistoille ja vastaavaa toimintaa harjoittaville yrityksille. Ohjelmiston käyttöönotto oli sujuvaa, ja yllättävän nopeasti se saatiin räätälöidyksi yrityksemme tarpeisiin. Se on tuonut tehokkuutta taloudelliseen raportointiimme ja toimii jopa etänä”, toteaa toimitusjohtaja Seppo Suontausta.

”Myös käyttäjien perehdyttäminen toimi hyvin. Ohjelmisto on helppokäyttöinen ja looginen, ja käyttäjät, jotka eivät käyneet koulutuksessa, oppivat sen myös melko nopeasti. Työkalu on meille kustannustehokas, koska maksamme ohjelmiston käytöstä vain toteutuneen käyttäjämäärän mukaan”, täydentää Hannele Tuulos.

Audit SUM Oy on erityistilintarkastuksiin ja syvälliseen taloushallinnon konsultointiin erikoistunut, syksyllä 2011 perustettu KHT-asiantuntijaorganisaatio, joka toimii Helsingissä, Jyväskylässä, Turussa ja Tampereella.

Lakiasiaintoimisto Kimmo Hanhisalo Ky on palvellut Kokkolan ja sen lähiseutujen asiakkaita jo yli 20 vuotta. Valtaosa toimiston asiakkaista on yrityksiä, jotka kaipaavat apua yritysjärjestelyissä, riita- ja rikosasioissa ja toisinaan myös konkurssitapauksissa.  Kimmo Hanhisalo on vahvasti mukana Suomen Yrittäjien toiminnassa, tarjoten Keski-Pohjanmaan Yrittäjät ry:n jäsenille myös maksutonta alkuneuvontaa lakiasioissa.

CSI LakiMieheen Kimmo Hanhisalo on ollut tyytyväinen. Ohjelmistolla hoituvat niin toimeksiantoihin tehtyjen toimenpiteiden kirjaaminen kuin niiden laskutuskin. ”Toimeksiantoihin tehtävät työt on CSI LakiMiehen avulla helppo pitää ajan tasalla. Ohjelmisto tarjoaa myös kompaktin asiakashallinnan; asiakastietoja, kalenteria ja määräpäiviä hyödyntäen pystymme varmistamaan, että asiakkaan toimeksiantojen hoitaminen sujuu jämäkästi.”  

Koska sovellus on jatkuvasti käytössä, myös toimiva asiakastuki on tärkeää. ”CSI Helsingin asiakastuki on toiminut erittäin hyvin. Olemme saaneet apua aina tarvittaessa, ja kysymyksiin on vastattu viimeistään parin tunnin sisällä”, Hanhisalo toteaa.

V. 1992 perustettu Lakiasiaintoimisto Kimmo Hanhisalo Ky palvelee sekä yksityishenkilöitä että yrityksiä. Kahden hengen toimisto hoitaa asiakkaiden oikeudellisia toimeksiantoja suomen, ruotsin ja englannin kielellä.

”Perustaessamme uuden asianajotoimiston CSI tarjosi integroidun ratkaisun, joka kattoi kaikki aloittavan asianajotoimiston tarpeet. Olin aiemmin käyttänyt CSI:n ohjelmistoa, mutta sen jälkeen myös muita ohjelmistoja. Paluu CSI LakiMies^® –ohjelmistoon tuntui mahtavalta." sanoo asianajaja Pekka Takki.

Inventio kokee ohjelmiston käyttöönoton sujuneen helposti, ja ohjelmiston toiminnallisuuden kattavan koko toimeksiantoprosessin aina laskutukseen ja raportointiin saakka. Myös yhteistyö ja kommunikointi CSI Helsingin kanssa on sujunut hyvin. Inventiolla on ohjelmisto käytössään pilvipalveluna, joka on osoittautunut toimivaksi ratkaisuksi.

 "CSI Helsingin pitkäaikainen toimialatuntemus näkyy ohjelmiston toimivuudessa. CSI on sopivan kokoinen, luotettava ja kasvollinen kumppani, joka tarjoaa laadukkaat tukipalvelut. Olen ollut erittäin tyytyväinen CSI Helsingin ohjelmistoon ja ammattilaisiin, ja olen valmis suosittelemaan heitä myös muille asianajotoimistoille. CSI LakiMies^® on valmis paketti aloittavalle toimistolle.” Takki toteaa.

Inventio on vuonna 2012 toimintansa aloittanut pieni asianajotoimisto, joka tarjoaa liikejuridiikan asianajopalveluita, keskittyen erityisesti sopimusoikeuteen, työoikeuteen, yritysten yleiseen oikeudelliseen neuvontaan ja riitojen ratkaisemiseen.

Käytössä ollut kilpaileva ohjelmisto ei taipunut laskutustilanteen ja tehdyn työn seurantaan, joten Kauppila Partners lähti etsimään nykyaikaista ohjelmistoa, joka ratkaisisi ongelman. Uudistettu CSI LakiMies^® osoittautui vieläpä odotettua paremmaksi ennen kaikkea raportointiominaisuuksiensa kannalta.

”Laajat raportointimahdollisuudet oli edellytys hankittavalle ohjelmistolle, ja CSI LakiMiehen erittäin joustava ja monipuolinen raportointi olikin enemmän kuin osasimme odottaa. Se että voimme itse tehdä haluamiamme raportteja mahdollistaa oikeastaan minkä tahansa asian seurattavuuden”, selventää toimitusjohtaja Ville Kotka.

Positiivinen ominaisuus Kauppila Partnersille on myös asiakirjahallinta. ”Meillä ei ollut aikaisemmin mitään systeemiä dokumenttien hallintaan, ja CSI LakiMiehen helppo asiakirjahallinta oli mukava lisä, jota emme varsinaisesti edellyttäneet ohjelmistolta”, kertoo Kotka. ”Nyt kaikki näkevät asiakas- ja toimeksiantokohtaiset dokumentit yhdestä paikasta”, tiivistää Kotka. Myös asiakirjahallinta on helppo ottaa käyttöön – tarvitaan vain jaettava verkkolevy, joka on integroitu CSI LakiMieheen.

Kotka on ollut tyytyväinen ohjelmiston mahdollistamiin seurantaominaisuuksiin. ”Raportoinnissa on rajana vain taivas ja siihen käytettävissä oleva aika”, Kotka selventää. Raportoinnin tuomat mahdollisuuden ja sieltä saadut tulokset eivät sinällään yllättäneet, mutta oletuksien varassa olevat asiat varmistuivat. ”Kunhan saan ajan varattua että keskityn vielä lisää raportointiin, uskon että sieltä löytyy hyviä painotuksia liiketoiminnan jatkokehittämiseen”, suunnittelee Kotka.

Kauppila Partnersissa pääsääntöisesti kaikki juristit kirjaavat omat toimenpiteensä. Näin ollen CSI LakiMies^® on juristien päivittäinen työkalu. Vastaanotto on Kotkan mukaan ollut positiivista. ”Yleensä uudet asiat aiheuttavat alussa pientä epäilystä, mutta juristimme ovat omaksuneet päivittäisen työkalun hyvin”, kertoo Kotka. Toimenpiteiden kirjaus on parantunut, asiakirjatkin ovat paremmassa järjestyksessä ja sitä kautta päivittäinen työ on selvästi tehostunut.

Kotkan mukaan yhteistyö CSI Helsingin kanssa on sujunut vaivatta. Kaikki on toiminut hyvin ja annetut lupaukset on pidetty. ”CSI LakiMies^® on hyvä työkalu, jolla asianajotoimintaa voi harjoittaa ammattimaisesti ja nykyaikaisesti. Vähänkin useamman käyttäjän toimistoissa varsin oiva työkalu”, kehuu Kotka. Koulutuksen suhteen ei Kotkan mielestä kannata nuukailla; ”Suosittelisin koulutusta kaikille uusille käyttäjille. Silloin ohjelmistosta ja sen hyödyistä saa parhaan hyödyn irti kun kouluttautuu alussa kunnolla eikä pyri opettelemaan käyttöä puutteellisin taidoin”, tiivistää Kotka.

Kauppila Partners Asianajotoimisto Oy on pitkät perinteet omaava yritys- ja siviiliasioihin keskittynyt kuuden juristin asianajotoimisto Porissa, joka tarjoaa asiakkailleen tuloksellisia ja käytännönläheisiä ratkaisuja.

Muun muassa koteja markkinoivan ja myyvän Skanskan liiketoiminnan kannalta oleellinen tieto oli aiemmin kolmessa eri järjestelmässä. Kokonaiskuvan saaminen asiakkaista ja prospekteista oli hankalaa, asiakashallinnan prosessit puutteellisia eikä järjestelmiä ollut kytketty yhteiseen dokumentinhallintaan. Tietoa hävisi prosessin eri vaiheissa, eivätkä ratkaisut tukeneet markkinointia.

Skanska yhdisti liiketoimintatietonsa Microsoft Dynamics CRM –asiakkuudenhallintaratkaisun avulla. Mylly-järjestelmä rakennettiin asuntomyynnin ehdoilla tukemaan koko liiketoimintaprosessia. Se tarjoaa työntekijöille ajantasaisen tiedon kunkin asuntokauppaprosessin etenemisestä. Talon ulkopuolisille sadoille kiinteistönvälittäjille on rakennettu oma Myllyyn integroitu järjestelmänsä. Microsoft Dynamics CRM:n avulla on rakennettu myös Skanskan asuntorekisteri, johon tallennetaan asuntoihin liittyvät tiedot. Näin kaikki myyjän tarvitsemat tiedot asiakkaista ja myytävistä kohteista ovat samassa järjestelmässä.  IT-arkkitehtuurin yhtenäistymisen myötä säästöjä syntyy monesta eri lähteestä; mm. manuaalinen tietojen syöttäminen on vähentynyt merkittävästi.

”Pystymme järjestelmän avulla vähentämään manuaalisen työn määrää vuodessa sadalla tunnilla per myyntihenkilö. Säästetty aika käytetään myyntikontaktien ylläpitämiseen ja asiakasyhteydenpitoon”, sanoo hankkeesta Skanskalla vastannut Aki Mykkänen. Suurin ajansäästö saavutetaan kauppakirjapohjien yhtenäistymisen ja jakamisen kautta: kun kauppakirjan täyttämiseen saattoi ennen kulua tunti, Microsoftin dokumentinhallintaratkaisun avulla tuotetaan nyt esitäytetty lomake viimeisteltäväksi ja allekirjoitettavaksi. Järjestelmä hallinnoi kaikkea asuntojen myyntiin liittyvää dokumentaatiota, varmistaa asiakastiedon tallentumisen myöhempää käyttöä varten sekä nopeuttaa raportointia.

Mylly on mahdollistanut  myös uudenlaisen panostamisen markkinoinnin kehittämiseen ja tehostanut sitä yksinkertaisempien prosessien, helpompien tiedon tallennusrutiinien sekä paremman asiakasprofiloinnin myötä. Raportoinnin kautta saadaan aiempaa parempaa tietoa markkinointi- ja myyntiaktiviteeteista, ja pystytään tuottamaan monipuolista profiilidataa asunnon ostajista. Johdon raportointia helpottaa, että tieto voidaan integroida myös Nordic-tasolla yhteiseen Business Intelligence -järjestelmään.

”Yksi valintakriteereistämme oli järjestelmän hyvä integroituvuus Microsoft-alustalla sekä helppo käyttöönotto. Järjestelmän toteuttajaksi valitsimme CSI Helsinki Oy:n, jonka skaalautuvuutta, ketteryyttä ja projektiin sitoutumista kiitämme. Dynamics CRM tarjoaa meille paljon kehitysmahdollisuuksia sisäänrakennettujen toiminnallisuuksiensa myötä.", Mykkänen lisää.

"Kokemuksemme perustella voin suositella Dynamicsia ratkaisuna, joka istuu joka tarpeeseen – sillä mennään käyttäjän ehdoilla”, täydentää projektikoordinaattori Kristiina Riima.

Skanskan toiminta Suomessa kattaa rakentamispalvelut, asuntojen ja toimitilojen projektikehityksen sekä julkisen sektorin elinkaarihankkeet. Rakentamispalveluihin kuuluvat talonrakentaminen, talotekniikkapalvelut sekä maa- ja ympäristörakentaminen. Virossa Skanskan toimintaan sisältyvät rakentamispalvelut ja asuntoprojektikehitys. Skanska Kodit kehittää, suunnittelee ja rakennuttaa asunto- ja aluerakennushankkeita. Skanskan Suomen ja Viron liiketoimintojen yhteenlaskettu liikevaihto vuonna 2011 oli noin 1 miljardi euroa ja henkilöstön määrä noin 3360.