Ennen uuden järjestelmän hankintaa Audit SUM Oy:ssä määriteltiin tarkkaan, mitä ohjelmistolta odotetaan ja millaista tietoa siitä halutaan ulos. Yritys pyrkii käyttämään moderneja ja kehittyneitä järjestelmiä, ja kartoitetuista vaihtoehdoista CSI Professional^® vastasi parhaiten mielikuvaa nykyaikaisesta työkalusta, tarjoten toivotun joustavuuden ja käyttäjäergonomian. Myös toimistopäällikkö Hannele Tuuloksen aiemmat hyvät kokemukset CSI-ohjelmistoista vaikuttivat valintaan.

CSI Professionalin toiminnallisuutta hyödynnetään Audit SUM Oy:ssä monipuolisesti. Varsinaisen laskutettavan työn lisäksi ohjelmistoon kirjataan tarkasti kaikki työtunnit, koska sitä käytetään myös työajan seurantaan. Laskut syntyvät kirjausten perusteella, ja hälytysrajat, kuten toimeksiannoille määriteltävät kattohinnat, ovat helpottaneet päivittäistä toimintaa.

CSI Professionalin raportoinnin avulla seurataan mm. budjettien toteutumista sekä yrityksen tehokkuutta ja kannattavuutta. Raportoinnin jatkokehittämiseksi on jo ajatuksia olemassa.

CSI Professional^® on käytössä myös Audit SUM Oy:n tytäryhtiössä Audit SUM Taloushallinto Oy:ssa, joka tuottaa taloushallinnon palveluita niin konkurssipesille kuin normaalioloissa toimiville yrityksillekin. 

”Olemme tyytyväisiä CSI Professionaliin ja voimme suositella sitä tilintarkastustoimistoille ja vastaavaa toimintaa harjoittaville yrityksille. Ohjelmiston käyttöönotto oli sujuvaa, ja yllättävän nopeasti se saatiin räätälöidyksi yrityksemme tarpeisiin. Se on tuonut tehokkuutta taloudelliseen raportointiimme ja toimii jopa etänä”, toteaa toimitusjohtaja Seppo Suontausta.

”Myös käyttäjien perehdyttäminen toimi hyvin. Ohjelmisto on helppokäyttöinen ja looginen, ja käyttäjät, jotka eivät käyneet koulutuksessa, oppivat sen myös melko nopeasti. Työkalu on meille kustannustehokas, koska maksamme ohjelmiston käytöstä vain toteutuneen käyttäjämäärän mukaan”, täydentää Hannele Tuulos.

Audit SUM Oy on erityistilintarkastuksiin ja syvälliseen taloushallinnon konsultointiin erikoistunut, syksyllä 2011 perustettu KHT-asiantuntijaorganisaatio, joka toimii Helsingissä, Jyväskylässä, Turussa ja Tampereella.

CSI Lawyer^® on ollut Asianajotoimisto Botnialla käytössä vuodesta 2009. Ohjelmiston valintaa edelsi ulkopuolisen konsultin vetämä perusteellinen valintaprosessi, jossa vertailtavana oli useita ohjelmistoja. Vaatimukset uudelle järjestelmälle haluttiin määritellä huolella, koska hankintahetkellä kilpailevaa ohjelmistoa käyttäneet asianajotoimistot – oululainen Regelin & Siponen ja kajaanilainen Räihä Ky - olivat juuri yhdistyneet ja uusi yritys oli avannut toimipisteen myös Helsinkiin.

CSI Lawyer^® toimii Botnialla noin 15 käyttäjän päivittäisenä työkaluna kolmessa toimipisteessä. Ohjelmiston tehokäyttäjinä toimivat 2 asianajosihteeriä istuvat Oulussa ja tukevat muita Botnian työntekijöitä CSI Lawyerin käytössä. He myös keräävät keskitetysti ohjelmistoa koskevat kehittämistarpeet ja kommunikoivat ne CSI Helsinkiin.

Botnian asianajosihteerit kokevat CSI Lawyerin välttämättömäksi työkaluksi, koska kaikki tarvittava tieto löytyy ohjelmistosta nopeasti. Erityisesti kätevä ja nopea laskutusprosessi sekä helposti muokattavat raportit ja listausnäkymät saavat kiitosta.

”Käyttäjämme ovat oppineet CSI Lawyerin käytön vaivattomasti. Ohjelmiston helppokäyttöisyyden ohella varmasti myös tekemämme huolellinen pohjatyö on edesauttanut asiaa. Viime aikoina olemme alkaneet hyödyntää tehokäyttäjiemme kokemusta tuoreempien CSI Lawyer^® -käyttäjien osaamistason parantamiseen”, toteaa asianajaja Hanna Räihä.

Asianajotoimisto Botnia on pohjoissuomalaisista asianajotoimistoista suurin ja toimii Oulun ja Kajaanin lisäksi myös Helsingissä. Botnia tarjoaa juridista kumppanuutta isoille ja pienille yrityksille ja instituutioille sekä kaikenlaisia juridisia palveluja yksityishenkilöille. Oikeudellisia palvelujaan Botnia tarjoaa reippaalla ja mutkattomalla ”Asiakkaamme saa sitä, mitä tarvitsee” -otteella.

Asianajotoimisto Johan Bützow on alle 10 käyttäjän toimistoille tarkoitetun CSI LakiMies^® -ohjelmiston pioneerikäyttäjiä. CSI Helsingin suosituksesta toimisto siirtyi yhtenä ensimmäisistä käyttäjistä CSI LakiMieheen jo vuonna 2007.

"Toimistossani työskentelee lisäkseni vain avustaja. Hän ei käytä CSI LakiMiestä, sillä kaikki varsinaiset toimenpiteet kulkevat aina minun kauttani", asianajaja Johan Bützow sanoo. Pienessä yrityksessä ohjelmistoa käytetään enimmäkseen toimenpiteiden tallentamiseen sekä jonkin verran seurantaan ja analyysiin.

Ohjelmisto on helpottanut päivittäistä työtä erityisesti aiemmin pullonkaulaksi koetun laskutuksen osalta. "Tämän kokoluokan asianajotoimistossa laskutus on se suuritöinen asia, joka jää helposti roikkumaan. CSI LakiMieheen tiedot on helppo syöttää ajantasaisesti, jolloin laskut muodostuvat tehtyjen kirjausten pohjalta", selventää Bützow.

CSI LakiMies^® saa Bützowilta kokonaisuutena hyvän arvosanan. ”Ohjelmisto on koko käyttöajan kehittynyt esiin tulleiden tarpeiden mukaan, ja sisältää nykyisin myös tietojen varmuuskopioinnin. Yhteistyö CSI Helsingin kanssa sujuu, ja tukea on aina ollut saatavilla. Tämä muistuttaa ominaisuuksiltaan tavallista sähköpostiohjelmaa ja sopii pieniin yrityksiin, joissa asianajaja käyttää sitä ilman sihteerin apua", Bützow toteaa.

Asianajotoimisto Johan Bützow Oy tarjoaa luotettavaa ja yksilöllistä palvelua yksityishenkilöille ja yrityksille.

Käytössä ollut kilpaileva ohjelmisto ei taipunut laskutustilanteen ja tehdyn työn seurantaan, joten Kauppila Partners lähti etsimään nykyaikaista ohjelmistoa, joka ratkaisisi ongelman. Uudistettu CSI LakiMies^® osoittautui vieläpä odotettua paremmaksi ennen kaikkea raportointiominaisuuksiensa kannalta.

”Laajat raportointimahdollisuudet oli edellytys hankittavalle ohjelmistolle, ja CSI LakiMiehen erittäin joustava ja monipuolinen raportointi olikin enemmän kuin osasimme odottaa. Se että voimme itse tehdä haluamiamme raportteja mahdollistaa oikeastaan minkä tahansa asian seurattavuuden”, selventää Kotka.

Positiivinen ominaisuus Kauppila Partnersille on myös asiakirjahallinta. ”Meillä ei ollut aikaisemmin mitään systeemiä dokumenttien hallintaan, ja CSI LakiMiehen helppo asiakirjahallinta oli mukava lisä, jota emme varsinaisesti edellyttäneet ohjelmistolta”, kertoo Kotka. ”Nyt kaikki näkevät asiakas- ja toimeksiantokohtaiset dokumentit yhdestä paikasta”, tiivistää Kotka. Myös asiakirjahallinta on helppo ottaa käyttöön – tarvitaan vain jaettava verkkolevy, joka on integroitu CSI LakiMieheen.

Kotka on ollut tyytyväinen ohjelmiston mahdollistamiin seurantaominaisuuksiin. ”Raportoinnissa on rajana vain taivas ja siihen käytettävissä oleva aika”, Kotka selventää. Raportoinnin tuomat mahdollisuuden ja sieltä saadut tulokset eivät sinällään yllättäneet, mutta oletuksien varassa olevat asiat varmistuivat. ”Kunhan saan ajan varattua että keskityn vielä lisää raportointiin, uskon että sieltä löytyy hyviä painotuksia liiketoiminnan jatkokehittämiseen”, suunnittelee Kotka.

Kauppila Partnersissa pääsääntöisesti kaikki juristit kirjaavat omat toimenpiteensä. Näin ollen CSI LakiMies^® on juristien päivittäinen työkalu. Vastaanotto on Kotkan mukaan ollut positiivista. ”Yleensä uudet asiat aiheuttavat alussa pientä epäilystä, mutta juristimme ovat omaksuneet päivittäisen työkalun hyvin”, kertoo Kotka. Toimenpiteiden kirjaus on parantunut, asiakirjatkin ovat paremmassa järjestyksessä ja sitä kautta päivittäinen työ on selvästi tehostunut.

Kotkan mukaan yhteistyö CSI Helsingin kanssa on sujunut vaivatta. Kaikki on toiminut hyvin ja annetut lupaukset on pidetty. ”CSI LakiMies^® on hyvä työkalu, jolla asianajotoimintaa voi harjoittaa ammattimaisesti ja nykyaikaisesti. Vähänkin useamman käyttäjän toimistoissa varsin oiva työkalu”, kehuu Kotka. Koulutuksen suhteen ei Kotkan mielestä kannata nuukailla; ”Suosittelisin koulutusta kaikille uusille käyttäjille. Silloin ohjelmistosta ja sen hyödyistä saa parhaan hyödyn irti kun kouluttautuu alussa kunnolla eikä pyri opettelemaan käyttöä puutteellisin taidoin”, tiivistää Kotka.

Kauppila Partners Asianajotoimisto Oy on pitkät perinteet omaava yritys- ja siviiliasioihin keskittynyt kuuden juristin asianajotoimisto Porissa, joka tarjoaa asiakkailleen tuloksellisia ja käytännönläheisiä ratkaisuja.

Muun muassa koteja markkinoivan ja myyvän Skanskan liiketoiminnan kannalta oleellinen tieto oli aiemmin kolmessa eri järjestelmässä. Kokonaiskuvan saaminen asiakkaista ja prospekteista oli hankalaa, asiakashallinnan prosessit puutteellisia eikä järjestelmiä ollut kytketty yhteiseen dokumentinhallintaan. Tietoa hävisi prosessin eri vaiheissa, eivätkä ratkaisut tukeneet markkinointia.

Skanska yhdisti liiketoimintatietonsa Microsoft Dynamics CRM –asiakkuudenhallintaratkaisun avulla. Mylly-järjestelmä rakennettiin asuntomyynnin ehdoilla tukemaan koko liiketoimintaprosessia. Se tarjoaa työntekijöille ajantasaisen tiedon kunkin asuntokauppaprosessin etenemisestä. Talon ulkopuolisille sadoille kiinteistönvälittäjille on rakennettu oma Myllyyn integroitu järjestelmänsä. Microsoft Dynamics CRM:n avulla on rakennettu myös Skanskan asuntorekisteri, johon tallennetaan asuntoihin liittyvät tiedot. Näin kaikki myyjän tarvitsemat tiedot asiakkaista ja myytävistä kohteista ovat samassa järjestelmässä.  IT-arkkitehtuurin yhtenäistymisen myötä säästöjä syntyy monesta eri lähteestä; mm. manuaalinen tietojen syöttäminen on vähentynyt merkittävästi.

”Pystymme järjestelmän avulla vähentämään manuaalisen työn määrää vuodessa sadalla tunnilla per myyntihenkilö. Säästetty aika käytetään myyntikontaktien ylläpitämiseen ja asiakasyhteydenpitoon”, sanoo hankkeesta Skanskalla vastannut Aki Mykkänen. Suurin ajansäästö saavutetaan kauppakirjapohjien yhtenäistymisen ja jakamisen kautta: kun kauppakirjan täyttämiseen saattoi ennen kulua tunti, Microsoftin dokumentinhallintaratkaisun avulla tuotetaan nyt esitäytetty lomake viimeisteltäväksi ja allekirjoitettavaksi. Järjestelmä hallinnoi kaikkea asuntojen myyntiin liittyvää dokumentaatiota, varmistaa asiakastiedon tallentumisen myöhempää käyttöä varten sekä nopeuttaa raportointia.

Mylly on mahdollistanut  myös uudenlaisen panostamisen markkinoinnin kehittämiseen ja tehostanut sitä yksinkertaisempien prosessien, helpompien tiedon tallennusrutiinien sekä paremman asiakasprofiloinnin myötä. Raportoinnin kautta saadaan aiempaa parempaa tietoa markkinointi- ja myyntiaktiviteeteista, ja pystytään tuottamaan monipuolista profiilidataa asunnon ostajista. Johdon raportointia helpottaa, että tieto voidaan integroida myös Nordic-tasolla yhteiseen Business Intelligence -järjestelmään.

”Yksi valintakriteereistämme oli järjestelmän hyvä integroituvuus Microsoft-alustalla sekä helppo käyttöönotto. Järjestelmän toteuttajaksi valitsimme CSI Helsinki Oy:n, jonka skaalautuvuutta, ketteryyttä ja projektiin sitoutumista kiitämme. Dynamics CRM tarjoaa meille paljon kehitysmahdollisuuksia sisäänrakennettujen toiminnallisuuksiensa myötä.", Mykkänen lisää.

"Kokemuksemme perustella voin suositella Dynamicsia ratkaisuna, joka istuu joka tarpeeseen – sillä mennään käyttäjän ehdoilla”, täydentää projektikoordinaattori Kristiina Riima.

Skanskan toiminta Suomessa kattaa rakentamispalvelut, asuntojen ja toimitilojen projektikehityksen sekä julkisen sektorin elinkaarihankkeet. Rakentamispalveluihin kuuluvat talonrakentaminen, talotekniikkapalvelut sekä maa- ja ympäristörakentaminen. Virossa Skanskan toimintaan sisältyvät rakentamispalvelut ja asuntoprojektikehitys. Skanska Kodit kehittää, suunnittelee ja rakennuttaa asunto- ja aluerakennushankkeita. Skanskan Suomen ja Viron liiketoimintojen yhteenlaskettu liikevaihto vuonna 2011 oli noin 1 miljardi euroa ja henkilöstön määrä noin 3360.