Fakturering
Nu kan ni lämna pappersutskrifter bakom er och övergå till en digital fakturerings-process som sparar tid och minskar krångel.
Enkelt att skapa fakturaunderlag
Effektiv fakturering är en av de största fördelarna med CSI Lawyer som advokatsystem. Man kan när som helst förhandsgranska ett fakturerbart ärende för att se hur fakturan skulle se ut om den skapades.
Den faktiska fakturan föregås av en preliminärfaktura där man till exempel enkelt kan redigera enskilda åtgärder och utlägg eller justera priset till ett bestämt totalbelopp.
Preliminärfakturor kan skapas antingen av enskilda ärenden, av alla fakturerbara ärenden för den aktuella faktureringsperioden eller fram till dagens datum. Preliminärfakturorna skapas baserat på standardinställningarna i programvaran och de specifikationer som definierats på kontors-, klient- och/eller ärendenivå.
Om det finns viktiga anteckningar om klienten eller ärendet i programvaran kan faktureringsteamet beakta dessa när fakturan skapas. I listan med fakturerbara ärenden visas en ikon som indikerar att anteckningar finns, och de kan läsas med ett enda klick.
Papperslös attesteringsprocess för fakturor
Om ärendet är stort kan det finnas många som arbetar med det och som registrerar sitt arbete så att klienten kan faktureras för det. Det innebär att flera personer också måste kontrollera fakturan när det är dags att fakturera.
Med CSI Lawyer slipper ni skicka runt fakturautkast på papper fram och tillbaka mellan flera upptagna jurister för att få allt verifierat. I stället för de vanliga pappersutskrifterna kan preliminärfakturor nu skickas runt digitalt i en förbestämd ordning för att kontrolleras. När en användare har gjort korrigeringar och markerat preliminärfakturan som kontrollerad skickas den vidare till nästa kontrollant. Efter att den sista kontrollanten har markerat preliminärfakturan som godkänd kan en skarp faktura skapas av den.
Fakturor skickas som e-fakturor
Den digitala processen innebär också att fakturor kan skickas digitalt. För CSI-kunder i Finland och Sverige kan hela faktureringsunderlaget överföras till e-fakturatjänsten Maventa med ett enda klick. Från Maventa skickas fakturorna som e-fakturor till alla klienter som har en giltig e-fakturaadress. Om ingen giltig e-fakturaadress är tillgänglig skickar Maventa fakturan till klienten som en e-postbilaga eller som en pappersfaktura med vanlig post.
Om ert företag använder en annan e-fakturaleverantör kan ni skapa faktureringsunderlag av era fakturor och skicka det manuellt till leverantören.
Andra fakturatyper som används
När förskottsbetalning krävs för en klient kan en förskottsfaktura skickas. Kostnadsräkningar är fakturor som inte kan användas i redovisningen, men som kan skickas till en klient som vill ha en överblick över aktuell status eller i rättsfall som en lista över utfört arbete.
En klients ärenden går att dela in i en huvud- och underärendestruktur via vilken man kan skapa fakturor som samlingsfaktura eller enskilt per ärende. I programvaran kan man också skapa kreditfakturor om det behövs och skicka fördefinierade betalningspåminnelser om förfallna fakturor.
Hantera betalningar
Det enklaste sättet att behandla klientbetalningar är att importera dem direkt från ett bankprogram som referensdata. Om det finns ett giltigt referensnummer för en betalning justeras den automatiskt mot rätt faktura och behöver inte justeras separat. Om en betalning inte kan justeras automatiskt visas justeringsförslag i programvaran, med alla fakturor där det finns ett obetalt belopp som motsvarar betalningen.
Det går också att registrera betalningar manuellt i CSI Lawyer. Om det belopp som klienten betalat är ett annat än fakturabeloppet finns det funktioner i programvaran för att hantera såväl under- som överbetalningar.