Fakturering
Nu kan ni lämna pappersutskrifter bakom er och övergå till en digital faktureringsprocess som sparar tid och minskar krångel.
Enkelt att skapa fakturaunderlag
Effektiv fakturering är en av de största fördelarna med CSI Lawyer som advokatsystem. Man kan när som helst förhandsgranska ett fakturerbart ärende för att se hur fakturan skulle se ut om den skapades.
Den faktiska fakturan föregås av en preliminärfaktura där man enkelt kan redigera till exempel enskilda åtgärder och utlägg eller justera priset till ett fast totalbelopp.
Preliminärfakturor kan skapas antingen av enskilda ärenden, av alla fakturerbara ärenden för den aktuella faktureringsperioden eller fram till dagens datum. Preliminärfakturorna skapas baserat på standardinställningarna i programvaran och de specifikationer som definierats på kontors-, klient- och/eller ärendenivå.
Om det finns viktiga anteckningar om klienten eller ärendet i programvaran kan faktureringsteamet ta hänsyn till dessa när fakturan skapas. I listan över fakturerbara ärenden visas en ikon som visar att det finns anteckningar, och de kan öppnas med ett enda klick.
Papperslös attesteringsprocess för fakturor
Om ärendet är omfattande kan flera personer arbeta med det och registrera tid som ska faktureras till klienten. Det innebär att flera personer också behöver granska fakturan när det är dags att fakturera.
Med CSI Lawyer slipper ni skicka fakturautkast på papper mellan flera upptagna jurister för verifiering. I stället för de vanliga pappersutskrifterna kan preliminärfakturor nu cirkulera digitalt i en fördefinierad ordning för granskning. När en användare har gjort korrigeringar och markerat preliminärfakturan som som granskad skickas den vidare till nästa kontrollant. När den sista kontrollanten har godkänt preliminärfakturan kan den slutliga fakturan skapas.
Fakturor skickas som e-fakturor
Den digitala processen innebär att fakturor kan skickas elektroniskt. För CSI-kunder i Finland och Sverige kan hela faktureringsunderlaget överföras till e-fakturatjänsten Maventa med ett klick. Fakturorna skickas från Maventa som e-fakturor till alla klienter med en giltig e-fakturaadress. Om ingen giltig e-fakturaadress finns skickar Maventa fakturan till klienten som en e-postbilaga eller en pappersfaktura med vanlig post.
Om ert företag använder en annan e-fakturaleverantör kan ni skapa faktureringsunderlag för era fakturor och skicka det manuellt till leverantören.
Andra fakturatyper som används
När förskottsbetalning krävs kan en förskottsfaktura skickas. Kostnadsräkningar är fakturor som inte används i redovisningen, men som kan skickas till klienter som vill ha en översikt över aktuell status eller, i rättsfall, som en lista över utfört arbete.
En klients ärenden kan delas in i en huvud- och underärendestruktur, genom vilken man kan skapa fakturor som samlingsfaktura eller enskilt per ärende. I programvaran kan ni även skapa kreditfakturor vid behov och skicka fördefinierade betalningspåminnelser för förfallna fakturor.
Hantera betalningar
Det enklaste sättet att behandla klientbetalningar är att importera dem direkt från ett bankprogram som referensdata. Om ett giltigt referensnummer finns för betalningen justeras den automatiskt mot rätt faktura och behöver inte hanteras manuellt. Om en betalning inte kan justeras automatiskt visar programvaran förslag på justering, med alla fakturor som har ett obetalt belopp som motsvarar betalningen.
Det går även att registrera betalningar manuellt i CSI Lawyer. Om det belopp klienten har betalat avviker från fakturabeloppet finns det funktioner i programvaran för att hantera både under- och överbetalningar.