Properta Asianajotoimisto Oy

Properta Asianajotoimisto Oy
Heidi Savia, VD

Använder: CSI Lawyer som molntjänst 2017-
Favoriter: mångsidig och logisk funktionalitet, användarvänlighet, systemets utveckling  

Properta grundades i början av år 2017 och har på ett år vuxit från sju till sexton anställda. Man har också hunnit samla på sig ett antal internationella utmärkelser som sakkunnig inom immaterial- och fastighetsrätt. Utöver spetskompetens satsar kontoret på en slipad strategi och enastående kundservice.   

Sina ärenden hanterar Properta i CSI Lawyer som molntjänst. Eftersom systemet var bekant för de anställda och dessutom fungerade väl var det ett naturligt val för Properta. Då man redan kände till möjligheterna i systemet kunde det nya företagets resurser koncentreras till att starta upp den egentliga affärsverksamheten.    

CSI Lawyers funktionalitet används mångsidigt på Properta. Man använder bl.a. klientidentifieringen, skapar ärenden via ärendeförfrågan, hanterar deadlines med hjälp av fatalier, förbereder faktureringen genom kontrollprocessen för preliminärfakturor, e-fakturerar och skapar utskickslistor i olika marknadsföringssyften

När VD Heidi Savia berättar om kontorets principer understryks särskilt deras direkta beslutsprocess, platta organisation och den interna transparensen. I början skötte juristerna hela ärendeprocessen från början till slut, men numera sköter den kontorsansvariga genomgången av juristernas ärendeförfrågningar, KYC-processen och faktureringen.

Propertas princip är att CSI Lawyer används av alla kontorets anställda. Istället för att cirkulera olika Excel-tabeller görs så mycket som möjligt inne i systemet, för genom att koncentrera alla uppgifter till ett ställe minskar man kontorets sårbarhet. Kontorspersonalen kan t.ex. ha semester i allsköns ro, för vid behov kan juristerna själva sköta faktureringen.

Faktureringsprocessen var något som Properta först oroade sig över, men den på många kontor väldigt arbetsdryga och långa processen klarar man i CSI Lawyer på en knapp dag. Faktureringen försnabbas av att juristerna försöker göra sina tidsregistreringar genast och möjligast kvalitativt. På så sätt behöver man sällan göra korrigeringar i preliminärfakturorna. De ändringar som behöver göras utförs direkt i systemet inom ramen för preliminärfakturornas kontrollprocess. Inga utskrifter behövs då fakturorna skickas som e-fakturor eller per e-post.

Datatransparensen är viktigt för kontoret och ingenting man är villig att köpslå med. Eftersom de anställda har breda arbetsuppgifter inom kontoret ska de även ha tillgång till alla rapporter.  

”Jag kan själv rekommendera CSI Lawyer på basen av åtta års användarerfarenhet. På vårt kontor anses systemet användarvänligt och logiskt. Också en av våra delägare som inte hade använt systemet tidigare lärde sig med bara lite hjälp funktionerna som berör registrering av åtgärder, preliminärfakturering och fakturering” konstaterar Savia.

Samarbetet med CSI har fungerat väl och man har även goda erfarenheter av systemets utveckling inom kontoret. De funktioner som Properta önskat sig har oftast redan funnits på CSI:s utvecklingsteams arbetslista. Savia uppskattar också att nya funktioner ofta tas in i systemet gömda bakom en parameter. Då förvirrar de inte användarna, utan kan istället tas i bruk kontrollerat om man anser att kontoret drar nytta av funktionen i fråga.

Properta Attorneys Ltd är en byrå med spetskompetens inom immaterial- och fastighetsrätt och starkt kunnande även inom andra företagsjuridiska områden. Till byråns internationella utmärkelser hör bl.a. Europe Firm to Watch 2018, Chambers Europe 2018, Chambers Global 2018 och en World Trademark Review 1000 2018-ranking.