Ärendeprocessen
Vill ni effektivisera arbetet i era ärendeteam? I CSI Lawyer hanteras ärendeprocessen i sin helhet, från start till mål, i stället för att delas upp i separata funktioner.
Starta ärenden
Ärendeprocessen i CSI Lawyer säkerställer ett smidigt intag av nya juridiska ärenden.
Med ärendeförfrågningar i CSI Lawyer går det smidigt att starta nya juridiska ärenden. Förfrågningsprocessen inleds när en jurist anger den information som är tillgänglig om det nya ärendet i programvaran. Den flexibla förfrågningsprocessen går sedan vidare genom att olika parter får möjlighet att kontrollera ärende- och klientinformation, upptäcka eventuella jävssituationer och inleda de processer för klientkännedom som krävs för att uppfylla kraven i penningtvättslagen. Den smidiga startprocessen gör teamet väl förberett för de senare faserna i ärendet.
Medan man väntar på att de nödvändiga inledande åtgärderna ska utföras kan programvaran användas för att hantera ärendeförfrågan, definiera ärendets prissättning som överenskommits med klienten, arbeta med ärendets uppgifter och registrera arbetstid i ärendet. När ärendeförfrågan är redo att omvandlas till ett ärende flyttas alla registrerade åtgärder, prisuppgifter osv. också med.
Jävskontroller
Det finns flera sätt att utföra jävskontroller. Det snabbaste sättet är att göra en jävssökning, vilket visar om klienten har varit medpart eller motpart eller haft någon annan roll i något av de ärenden som har sparats i programvaran.
Ett mer omfattande alternativ är jävskontrollen som också sparas i programvaran. Den innebär att potentiella intressekonflikter identifieras såväl för den ansvariga juristen som för andra parter inom ärendet. Kontrollen kan också kompletteras genom att skicka en jävsförfrågan om potentiella konflikter via e-post till alla partners eller till samtliga anställda, för att säkerställa att det inte finns några andra hinder för byrån att åta sig ärendet. Utöver ärendehistoriken kan man hantera andra typer av potentiella hinder för nya ärenden genom att lägga till klienter på en svart lista.
Uppfylla KYC-åtaganden
Enligt penningtvättslagen måste advokatbyråer inhämta tillräcklig klientkännedom (KYC) och bekräfta detta för varje ärende. Med CSI Lawyer kan man ange identifieringsnivå och identifieringsintervall för varje klient, och användare meddelas då om behovet att genomföra en ny identifiering varje gång ett nytt ärende öppnas.
Den faktiska identifieringsprocessen genomförs utanför CSI Lawyer, men förloppet kan följas i programvaran och uppdraget kan också hanteras där under tiden. Programvaran kan integreras med KYC-tjänsterna Due AML, DOKS och Clento.
Prissättning
Programvaran innehåller flera olika funktioner för att hantera prissättning. Timpriser kan anges på flera olika nivåer, och priset för en enskild transaktion avgörs sedan av timprishierarkin i programvaran. Baspriset för en viss användare eller ätgårdstyp kan åsidosättas på klient- eller ärendenivå.
Ytterligare prissättningsalternativ fås genom att använda en användar- eller rollspecifik prissättningsmodell som förändrar prishierarkin. För att underlätta prissättning för olika klientgrupper kan separata rollprislistor skapas och kopplas till klienter.
Utöver timbaserad prissättning kan man även använda enhetspriser och fasta priser i programvaran. Vid behov kan även pristak eller fast pris anges för ärendet.
Klienter som regelbundet behöver juridiska tjänster kan använda sig av abonnemangsprissättning. Det innebär att en fakturerbar transaktion skapas automatiskt för ärendet med överenskommet pris och intervall, till exempel en gång per månad. Det faktiska arbete som utförts inom tjänsten kan fortfarande registreras i programvaran och bifogas till abonnemangsavgiften med priset satt till noll.
Hantera användarrättigheter
Åtkomsträttigheter för ärenden kan definieras på flera sätt, med hjälp av användartyper, användargrupper, medarbetarroller och relaterade parametrar. Användare som behöver åtkomst till ett ärende kan tilldelas relevant ansvarsroll eller läggas till som teammedlem i ärendet. Åtkomst till ett ärende kan begränsas genom att definiera det som ett internt ärende eller genom att begränsa ärendets synlighet till specifika grupper via använderrättigheter.
Om du har integrerat CSI Lawyer med ett dokumenthanteringssystem gäller Om CSI Lawyer har integrerats med ett dokumenthanteringssystem gäller definierade åtkomsträttigheter även för alla relaterade dokument.
Stänga ärenden
När ärendet har slutförts måste det också stängas innan det kan tas bort från listan med aktiva ärenden. Att stänga ett ärende ger också andra viktiga fördelar: informationen från ett väl genomfört ärende kan återanvändas senare, till exempel för utvärdering av arbetsbelastningen i nya ärenden eller för marknadsföring.
När stängningsprocessen för ett ärende ska inledas måste därför den ansvariga juristen kontrollera att informationen i ärendet stämmer överens med hur det faktiskt har utförts. Därefter kan juristen ändra status för ärendet till ”Redo för stängning” (Ready for closing), vilket gör att supportpersonalen kan ta över och slutföra stängningsprocessen.
När ett ärende har avslutats kan det också arkiveras, vilket innebär att information om var de ärenderelaterade dokumenten har lagrats, fysiskt eller digitalt, sparas i programvaran.