Vuonna 1997 perustetun Elämä On Parasta Huumetta ry:n toiminta on laajentunut vuosien saatossa huimaa vauhtia. 2000-luvulla sen toimintaa on kehitetty ja varainhankintaan on otettu uusi lähestymistapa. Toimintaa rahoittavat RAY:n lisäksi yksityiset yritykset.

– Olemme oppineet paljon alkuajoista, jolloin emme hallinneet järjestötoiminnalle välttämättömän rahan keräämistä riittävän hyvin. Nyt panostamme varainhankintaan tosissaan. CRM luo asiakastyöllemme entistä paremmat puitteet, taustoittaa toiminnanjohtaja Kari Vuorinen.

Merkittävä askel on työkalujen uudistaminen. Viime keväänä otettiinkin käyttöön järjestön historian ensimmäinen asiakkuudenhallintaohjelmisto, Microsoftin Dynamics CRM.

– Käyttöönoton lisäksi henkilöstön koulutuksista vastasi CSI Helsinki. Järjestömme muista it-asioista vastaa Mikrovirta Oy, joka suositteli meille CSI Helsinkiä tähän projektiin, Vuorinen kertoo.

Tietotekniikan hyödyt edellä

Järjestön kaikki työntekijät käyttävät nyt CRM:ää aktiivisesti päivittäisessä työssään. Henkilöstölle asiakkuudenhallintaan siirtymistä pohjustettiin ajoissa, jotta siitä ei muodostuisi turhaan kynnyskysymystä.

– Mietin vähän etukäteen, että miten asiakkuuksien johtamisen filosofia sopii järjestöön. Hyvin kaikki on kuitenkin mennyt. Meidän strategiassamme on keskeisenä periaatteena, että hyödynnämme kaikkia tietotekniikan tarjoamia työn tehostamisen mahdollisuuksia, Vuorinen hymyilee.

Vuorinen laskee, että tavallisesti noin 25 prosenttia työajasta saattaa kulua erilaisten dokumenttien ja asiakirjojen hakemiseen. Tavoitteena on CRM:n avulla saada tämä aika edes puolitettua.

– Päämääränä on, että ihmiset voivat keskittyä siihen työhön, johon heidät on palkattu. Aika näyttää, miten suuret taloudelliset säästöt saamme käytännössä aikaan.

Kolmivaiheinen käyttöönotto

CRM:n käyttöönotto on jaettu kolmeen vaiheeseen. Aluksi tavoitteena oli saada yhteystietorekisterit haltuun. Vuoden loppuun mennessä toteutetaan projektin toinen vaihe, jossa CRM:n käyttöä laajennetaan kalenteritoimintojen ja aktiviteettien hallinnan osalta.

Kolmanneksi siitä tulee järjestölle aito projektinhallinnan väline, jolla myös yksityishenkilöiden tiedot säilyvät järjestöllä varmassa tallessa.

– Meillä on nyt nuorisotoimintaa esimerkiksi irc-galleriassa, Habbo-hotellissa ja kännykkäpelien muodossa. Lisäksi teemme yhteistyötä koulujen oppilaiden, vanhempien ja oppilashuollon kanssa. Tulevaisuudessa haluamme, että CRM toimii myös näiden kohderyhmän yhteystietojen hallinnassa, kuvaa Vuorinen.

Teksti: Laura Akkila